Ekstern kommunikation er, hvordan en virksomhed eller organisation kommunikerer med dem uden for organisationsstrukturen. Dette spænder fra kunder og kunder, til udbydere og forretningspartnere, til pengeinstitutter og stort set alle, der ikke er på virksomhedens lønningsliste. God ekstern kommunikation er lige så vigtig som god intern kommunikation, så der skal lægges særlig vægt på at sikre, at de udenfor virksomheden får samme pleje og respekt som dem inden for virksomheden.
Indsamle ekstern feedback. Feedback refererer til de rapporter, der er foretaget til virksomheden af alle eksterne kilder, der beskriver styrker og svagheder i din evne til at levere tjenester og produkter. Uanset om kunderne indkaldes til at klage, eller du tilbyder undersøgelser til kunder, der vurderer din præstation eller bruger en anden metode, vil tilbagemeldingen pege på huller i din kommunikationsevne.
Adressér de eksterne kommunikationsproblemer, du finder. Du kan måske opleve, at kunder føler, at de ikke bliver behandlet med respekt, eller at de får løbe rundt af firmaets repræsentanter. Du kan opleve, at din e-mail-tjeneste mislabler e-mails fra klienter som spam, så der ikke modtages anmodninger og spørgsmål. Der er hundredvis af potentielle eksterne kommunikationsproblemer. Når du har fundet ud af, hvad der forårsager fejlkommunikation, kan du fortsætte.
Opret en løsning til de eksterne kommunikationsproblemer. For eksempel, hvis kunder rapporterer, at repræsentanter bruger for meget teknisk jargon, så træner repræsentanterne til at bryde tingene ned så enkelt som det er nødvendigt. Hvis dine kunder rapporterer, at din telefontjeneste ikke fungerer, så få den repareret og sæt den op for at være så nem at navigere som muligt. Hvis online kunder vil have mere information, skal du opdatere dit websted og måske tilbyde dem en måde at spore ordrer på eller få hjælp til omgående beskeder fra en repræsentant. Uanset løsningen skal den tage fat på bekymringen og præsentere en brugbar løsning.
Indsaml feedback om løsningen til dit eksterne kommunikationsproblem. Du skal få følelserne hos dem, der er berørt af løsningen, for at se om det har løst problemet, både for dine medarbejdere og for de udenforrepræsentanter, der deltager i den eksterne kommunikationsproces.
