Offentlens opfattelse af et firma eller agentur kan påvirkes betydeligt af sin eksterne kommunikation, mens virksomhedens medarbejderes trivsel er delvist afhængig af den interne kommunikation. At lave en effektiv besked eller kommunikationskampagne begynder med en undersøgelse af flere faktorer.
Besvarelse af hovedspørgsmålet
I en verden, hvor folk er deluged med tusindvis af meddelelser hver dag, er deres primære spørgsmål ofte "Hvorfor skal jeg passe?" Eller "Hvad er der for mig?" Effektiv kommunikation gør dette svar klart for læseren eller lytteren. Spørg dig selv, hvilke oplysninger der ville være vigtigst for dig, hvis du var medlem af publikum og sørg for, at dine materialer leverer disse detaljer. Fremhæv fordelene ved begyndelsen af din besked eller materialer, før du tilføjer mindre vigtige oplysninger.
Forenkling
At holde din kommunikation ligefrem øger sandsynligheden for, at den bliver effektiv. Mål et læsepunkt på 6. til 8. klasse for skriftlige materialer. Undgå at bruge akronymer, regulatoriske vilkår eller jargon. Slet ord hvis en gennemsnitlig person, du stoppede på gaden, ikke ville vide deres mening. Når du forbereder skriftlige materialer, skal du holde sætninger korte og opdele kopi med overskrifter og grafik. En side fuld af tekst er ikke tiltalende for potentielle læsere.
Metoder
Gør information tilgængelig for kunder og medarbejdere via en række forskellige formater. Nyhedsbreve, tekstbeskeder og e-mails kan bruges til at kommunikere hurtig information, mens nyhedsbreve kan være et passende valg for indhold, der er mindre tidsfølsomt. Et websted er afgørende for kommunikation med eksterne målgrupper, og et velorganiseret intranet, der viser nyhedsindhold og praktiske ressourcer, kan være meget nyttigt for medarbejderne. Med video præsentationer kan du appellere til visuelle elever og tilbyde nye perspektiver eller detaljer. At holde møder med medarbejdere eller offentligheden byder på ansigt til ansigt-interaktion, som kan skabe troværdighed og gøre publikum føler sig værdsatte.
Rettidighed
Oplysninger, som dine kunder skal vide, skal meddeles så hurtigt som muligt. Når dit publikum lærer information fra medierne i stedet for direkte fra din organisation, kan der være en opfattelse af, at du havde til hensigt at skjule oplysningerne, eller at du ikke virkelig bekymrer dig om dit publikum. Centrene for sygdomskontrol noterer sig i sin håndbog om krisehåndtering, at to af de alvorligste fejl, en organisation kan få, når de kommunikerer med interessenter, giver information, som er for lille og for sent eller kommer på tværs som arrogant og ikke vurderer interessenter. Disse tanker opsummeres i et agenturlogo: "Vær først. Vær ret. Vær troværdig."
Gennemsigtighed og Frekvens
Medarbejdere og offentligheden er ofte mistænkelige for virksomheder og offentlige myndigheder, men du kan opbygge tillid ved at øge gennemsigtigheden i dine meddelelser. Ledere bør være kommende med dårlige nyheder og være villige til at udtrykke den beklagelse, de føler om vanskelige omstændigheder. At dele ræsonnementet bag vanskelige beslutninger kan også skabe forståelse.
"Når du afslører skadelige oplysninger, du ikke skulle afsløre, får du et ry for gennemsigtighed," siger Peter Sandmann, en risikokommunikationsekspert og virksomhedskonsulent. "Folk begynder at bemærke, at når du gør noget forkert, siger du det; Det følger, at når du ikke siger det, har du ikke gjort noget forkert."
Kunder og medarbejdere bør ikke bare høre fra dig, når nyheden er dårlig.Et månedligt nyhedsbrev eller kvartalsmøder kan holde medarbejderne informeret om virksomhedens aktiviteter, mens artikler på virksomhedens hjemmeside og opt-in e-mails holder kunderne i løkken.
