Forestil dig et arbejdsmiljø, hvor du ikke havde vejledning i, hvordan du kommunikerer effektivt med dine kolleger og ingen politikker om, hvad du skal sige til omverdenen. Det ser ud til, at virksomheden ville være meget succesfuld, gør det? Den måde, en organisation kommunikerer med dem i den og dem uden for den, er integreret i dens succes. Kommunikationspolitikker og retningslinjer hjælper medarbejdere med at dele information for at gøre deres job effektivt og støtte organisationens image eksternt.
Rolle af intern kommunikation
Intern kommunikation sker, når en virksomhed deler oplysninger i sig selv til sine medarbejdere. Virksomheder kan internt kommunikere skriftligt via e-mails og notater eller mundtligt på møder og konferencer. Hovedformålet med intern kommunikation er at identificere og dele virksomhedens mål. Det er vigtigt for medarbejderne at vide, hvad de arbejder hen imod. Mål kan være hele virksomheden, afdelingen eller den enkelte. Uanset at vide, hvad deres formål er på arbejdspladsen, hjælper medarbejderne med at holde styr på.
At skabe et bedre arbejdsmiljø er en anden grund til, at intern kommunikation er så vigtig. Ved at kommunikere inden for virksomheden om organisatoriske ændringer, salgstal og menneskelige ressourcer, kan virksomheder skabe transparente og effektive arbejdsmiljøer, hvor medarbejderne trives. Dette medvirker til at reducere omsætningen, tiltrække nyt talent og øge medarbejdertilfredsheden. Virksomheder kan også stoppe firma rygter, før de begynder ved at sikre, at de kommunikerer åbent og rutinemæssigt med deres medarbejdere.
Intern kommunikation hjælper virksomheder med at forblive på brand og holde kontrol over meddelelsen. Ved at have et stærkt mærke løfte, der kommunikeres internt, har medarbejderne et bedre greb om at tale med kunder og andre eksterne parter. Med kommunikation, der fører til klare mål og veluddannet personale, har virksomhederne en bedre chance for at sikre, at kundernes interaktioner er positive.
Formål med eksterne kommunikation
Ekstern kommunikation sker, når en virksomhed udveksler information med kunder, udsigter, partnere, leverandører, investorer og andre interessenter uden for virksomheden. Det er integreret, at organisationen implementerer politikker, der styrer medarbejdere om, hvilken slags information der skal deles uden for virksomheden, hvem der skal dele det med og hvordan man deler det.
Har retningslinjer for, hvilken slags oplysninger der skal deles med, hvilken parti der er vigtigt, så visse oplysninger ikke falder i de forkerte hænder eller skaber problemer for virksomheden. For eksempel, hvis et firma udvikler et nyt produkt, der vil revolutionere markedet, er det kritisk at ikke dele specifikke detaljer af det pågældende produkt med konkurrenter inden udgivelsen. Virksomheden vil dog gerne fortælle deres værdsatte kunder, investorer og partnere om produktet før nogen anden.
Styring af negativ information om virksomheden er en af grundene til, at effektiv ekstern kommunikation er så vigtig. Ved at have en strategi på plads kan organisationer nå ud til eksterne interessenter og diskutere de aktuelle problemer. Hvis et firma beskæftiger sig med en PR-katastrofe, for eksempel at have en plan at tale med medierne og kunderne, er en vigtig del af behandlingen af situationen.
Sikring af en samlet meddelelse internt og eksternt
For at en virksomhed skal kunne lykkes, skal intern og ekstern kommunikation arbejde sammen for at opfylde virksomhedens mål. Hvis virksomheden f.eks. Deler modstridende oplysninger med sine medarbejdere og investorer, må de muligvis beskæftige sig med flere ulykkelige og umotiverede interessenter, hvilket kan føre til større problemer.
Virksomheder skal kigge på både de interne og eksterne målgrupper sammen for at få en samlet kommunikationspolitik. For eksempel, hvis et firma udvikler en brandbesked, er det vigtigt at oprette talepunkter til både intern og ekstern brug sammen. På den måde kan virksomheden udvikle messaging, der appellerer til deres medarbejdere og motiverer dem til at udføre deres job, ud over oplysninger, der lokker deres kunder og partnere. Hvis meddelelsen blev udviklet særskilt, kan der være modstridende ideer eller forskellige termer, der forvirrer både internt og eksternt.
