Strukturen i en indkøbsorganisation spænder fra en enkelt person med ansvar for køb til en stor centraliseret afdeling eller decentraliseret organisation med indkøbsfolk, der arbejder på forskellige steder eller forretningsenheder. At få den rigtige struktur er afgørende, fordi indkøb typisk tegner sig for halvdelen af en organisations udgifter, ifølge Reference for Business. Det spiller også en vigtig rolle i virksomhedens konkurrencestrategi.
Individuel købsansvar
I en opstart eller en lille virksomhed kan en person som finansdirektøren tage ansvar for indkøb. Alternativt kan individuelle medlemmer af ledelsen, som produktionschef, kontorchef eller marketingchef, købe produkter eller tjenester for at opfylde deres egne afdelingsbehov. I dette scenario ville virksomheden ikke have en konsekvent indkøbsprocedure og ville mangle købekraft til at forhandle bedre tilbud fra en fragmenteret leverandørgruppe.
Indkøbsafdeling
Som det vokser, kan virksomheden udpege en indkøbschef med faglige kvalifikationer. Virksomheden kan også rekruttere en eller flere indkøbsassistenter, hvis omfanget af indkøb vokser. Lederen eller holdet tager ansvar for at købe forsyninger til alle afdelinger, diskutere deres krav, identificere leverandører og behandle ordrer. Ved at koordinere indkøb kan selskabet placere større ordrer med foretrukne leverandører. Det kan være muligt at forhandle lavere satser og indføre ensartede kvalitetsstandarder for leverandører.
Centraliseret indkøbsstruktur
Virksomheder med en række placeringer, driftsafdelinger eller forretningsenheder har mulighed for at drive centraliserede eller decentrale strukturer. I den centraliserede model tager en enkelt indkøbsafdeling ansvar for at købe på vegne af virksomheden. Afdelingen, som kan bestå af en indkøbsdirektør, ledere og assistenter, pålægger standardpolitikker og -procedurer på tværs af organisationen med det formål at reducere omkostningerne, øge indkøbseffektiviteten og opnå en ensartet kvalitet. For at forbedre servicen til forskellige steder kan afdelingen udpege specialister med ansvar for at købe specifikke forsyningskategorier.
Decentraliseret indkøbsstruktur
I den decentrale model delegerer virksomheden indkøbsmyndigheden til lokaliteter og divisioner. Indkøbschefer og assistenter køber forsyninger til lokale behov, selv om de måske modtager støtte fra en lille centralenhed. Mens en decentraliseret struktur giver autonomi og reducerer flaskehalse, kan det føre til køb af ineffektivitet, inkonsekvente standarder og øgede overordnede indkøbsomkostninger.
Strategisk indkøbsmodel
Virksomheder, der har brug for væsentlige forsyninger som kritiske ingeniørkomponenter eller ønsker at harmonisere kvalitet på tværs af en række leverandører, har flyttet fra traditionelle indkøbspraksis til langsigtede relationer med strategiske forsyningspartnere. Medlemmer af indkøbsgruppen ansvarlig for strategisk indkøb fokuserer på kritiske forsyninger, hvilket efterlader køb af råvareleverancer til andre holdmedlemmer. Det strategiske sourcing-team placerer langsigtede indkøbskontrakter og samarbejder med forsyningspartnere for at nedbringe omkostningerne, harmonisere kvalitets- og produktionsniveauer og gennemføre fælles produktudviklingsprojekter.
