Cash udbetalinger er, hvordan en organisation, som en virksomhed eller et statsligt organ, styrer dets anvendelse af midler. Udbetalinger foretages til forskellige områder af virksomheden eller forskellige konti oprettet for medarbejderfordele og andre anvendelser. Organisationer udvikler interne kontroller eller selvstændige regler og regler for at udbetale penge på denne måde. Sådanne interne kontroller kræves typisk for organisationen at fungere, men de kommer med iboende svagheder, som organisationens ledere bør bemærke.
Forkert kontrol
Interne kontroller oprettes og afgøres af virksomheden, typisk af en bestyrelse for et selskab, men af ledere i alle typer organisationer. Disse beslutninger er ikke altid passende. Kontrol kan være for laks i nogle områder, der forårsager sikkerhedsproblemer og for strenge i andre, hvilket medfører tidskrævende og uhensigtsmæssige forsinkelser i finansieringen. Dette er en grund til, at organisationer kan beslutte at revidere specifikt til interne kontroller for at få en ekstern mening.
Manglende kontroller og særlige omstændigheder
Hvis interne kontroller ikke reguleres af en ekstern myndighed, er der også en chance for, at nogle nødvendige kontroller kan springes over. For eksempel kan en organisation have detaljerede kontroller for kontantudbetalinger til normale forretningsprojekter, men kan være tabt, når det drejer sig om udbetalinger til et nyt tilskudsprogram simpelthen fordi der ikke er oprettet regler for den omstændighed. Sådanne blinde punkter kan føre til fremtidige problemer med utilstrækkelige kontroller.
Ansvarlighed
Ansvarlighed henviser til sikkerheden ved de interne kontroller og deres evne til at modstå misbrug og misbrug. Når man beskæftiger sig med store kontantudbetalinger, er forvirring og andre former for tyveri eller bedrageri muligheder. Interne kontroller, der har defekte sporingssystemer (f.eks. Manglende log-ins til systemet) eller andre problemer har dårlige ansvarlige funktioner. De skaber huller, der kan få et selskab til at tabe penge gennem skrupelløs adfærd.
Kontinuerlige tilpasningsproblemer
Kontantudbetalinger foretages sjældent på samme måde for hele en organisations liv. Systemer og processer for godkendelse ændres i form af organisationen og med udviklingen af ny teknologi. Sikkerhedsforanstaltninger kan ændre de kanaler, hvorigennem kontanter flytter. Nye regeringsforskrifter kan tilføje flere trin. Men interne kontroller må ikke ændre sig så hurtigt, idet en organisation taber sig, da den forsøger at opfylde de nye krav med forældede strategier.
