Kontrollisten til intern kontrol for kontrolskrivere varierer mellem organisationer. Hvert selskab skal fastlægge en sund plan for risikostyring for at eliminere potentialet for uærlighed og forebygge svig. For nogle enheder starter processen med bestillingskontrol og spænder fra kontrollager til kravet om to signatarer eller særlig godkendelse til checks, der overstiger et bestemt beløb. Gennemgå regelmæssigt reglerne for at sikre, at de omfatter de bedste metoder.
Skriftlig politik
Indsæt interne politikker eller kontroller skriftligt, der stavede ud organisationens kontroller for kontrol fra bestilling og modtagelse til faktisk underskrivelse. Designværktøjer, der består af dokumenter og optegnelser, der registrerer alle tjekktransaktioner og arrangementer. Sørg for, at anlægget har tilstrækkelig opbevaring, og computerprogrammer har tilstrækkelig autorisationssikkerhed.
Blank Check Stock
Mange organisationer har enkeltpersoner eller depotansvarlige, der har ansvaret for at holde kontrolbladet for blank check lager. Processen kan indebære følgende trin: Registrering af leveringsdato for tomtkontrol og angivelse af sekvensen af de modtagne checks. Indtast manglende kontrolnumre på kontrolarket. Den person, der modtager batchen af blanke checks, skal dateres og underskrive for hver forsendelse. Desuden skal du registrere datoen og rækkefølgen af ubrugte checks, der returneres til lageret. Bekræft den sidste check udstedt; Dette sikrer, at checksekvensen er intakt.
Uafhængige checks og saldi
Uafhængige checks og balancer giver den bedste praksis, når det kommer til interne kontroller for kontrolskrivere. Dette omfatter sikring af kontrolbeløbene, forsoning har de korrekte beløb, herunder kontorkontrol, sammenligning af aktiver med registreret ansvarlighed, edb-kontroller. Herudover gennemgås styring af regnskabsrapporter, såsom alderssporbalancerapporter og andre automatiserede rapporter.
Administrative anmeldelser
Nogle gange er det måske ikke praktisk for en organisation at opdele opgaver; i dette tilfælde skal administrator udføre rutinemæssige anmeldelser for at sikre integriteten af checkskrivningsprocessen. Signer kun kontrol med den korrekte dokumentation og sørg for, at den person, der underskriver kontrollen, mails kontrol fra kontoret. Når det er muligt, skal du ikke returnere kontrollen til den person, der opretholder kontante udbetalinger og kontobetalinger. Som et spørgsmål om politik, ikke udbetale checks betales til "Cash."
Adskilte konti
Etablere mindst to separate bankkonti for din virksomhed. Indsæt alle midler og kvitteringer i den første konto. Overfør lige nok penge til den anden konto for at dække de checks, du skriver. Et bestyrelsesmedlem eller en anden udpeget person bør have tilladelse til at overføre midler til kontoen. Desuden oprette en separat konto for lønningslisten; igen, overfør kun det beløb, der er nødvendigt for at opfylde lønnen.
Underskrifter
Nogle bestyrelser kan kræve to underskrifter på checks. Det kan imidlertid være besværligt at få to underskrifter, og det kræver, at der foretages blanke checks på forhånd. Hvis politikken ikke virker for din organisation, skal du ændre politikken til et krav fra en underskriver op til et bestemt dollarbeløb. Opret også et direkte depositum for medarbejdere og brug en tredjeparts lønningstjeneste.
