Hvad er en indkøbsordre?
En købsordre er en måde for virksomheder og virksomheder at bestille varer og tjenesteydelser. Nogle gange omtales en købsordre som en indkøbsrekvisition, eller blot en P.O. Købsordren er et skriftligt dokument mellem køber og sælger, der angiver varer, tjenester og andre nødvendige oplysninger om de varer og tjenesteydelser, som køberen har til hensigt at købe fra sælgeren.
Hvem udsteder en indkøbsordre?
Købsordrer påbegyndes af køberen og er typisk på unikt nummererede, fortrykte formularer. Afhængigt af virksomhedens størrelse kan en person være ansvarlig for at indlede indkøbsordrer, som f.eks. En indkøbsagent. Eller flere personer inden for en indkøbsafdeling kan dele opgaverne med at bestille varer og tjenester.
Hvilke oplysninger er der på en indkøbsordre?
Oplysningerne i en købsordre kan variere mellem virksomheder afhængigt af typen af varer eller tjenester, der kræves. Imidlertid indeholder de fleste indkøbsordrer detaljer om de varer og / eller tjenester, der bestilles. Disse oplysninger kan være så detaljerede som ønsket af køberen. Det vigtigste element vedrørende en købsordre er det unikke nummer på indkøbsordren. Dette nummer vil blive brugt til at spore køb, udestående ordrer, modtagne forsendelser og gældskonto. Nogle af de øvrige detaljer, der er inkluderet i en købsordre, er: Beskrivelse af dele eller arbejdskraft, varenumre, købt mængde, enhedsomkostninger, samlede omkostninger, betalingsbetingelser, leveringsmetoder, leveringsdatoer, forsendelsesbetingelser, skib til adresser, tilbudt rabat og kan indeholde kontaktoplysninger, hvis der opstår et spørgsmål om ordren.
Hvad sker der, når en købsordre modtages?
Dagens teknologi giver mulighed for købsordrer, der skal sendes via postvæsenet, e-mail, fax og telefon. Når en distributør af varer eller tjenesteydelser modtager en købsordre, træffes nødvendige skridt for at udfylde ordren. Når ordren skibes, er en pakningsform generelt medtaget i forsendelsen, der henviser til indkøbsordren, så at varen kan modtages, kan ordren markeres komplet. Når ordren er blevet fyldt og afsendt (eller udført, hvis der er tale om arbejdskraft), sendes en faktura, der anmoder om betaling, fra sælger til køber. Fakturaen vil også henvise til købsordrenummeret. Ved modtagelse af fakturaen kan konti betales og krydshenvisning fakturaen til indkøbsordren. Det sidste trin er betalingen af fakturaen af køberen for de modtagne varer og tjenesteydelser.
