Informationskortlægning er en klar og effektiv dokumentationsmetode for virksomheder, der allerede har udviklet sine procedurer, politikker og bilag. Virksomheder, der lige er begyndt at formalisere deres procedurer, kan også drage nytte af informationsmapationsdokumentationsmetoden. Information kortlægning strømlinjeformerer dokumentation ved at forhindre overlapning af instruktioner eller oplysninger på tværs af procedurer. Det giver også et format til at organisere information i et dokument, så det bliver lettere at forstå. Konvertering af virksomhedens dokumentation til et informationskortformat kan ske i nogle enkle, omend tidskrævende trin.
Gennemgå alle virksomhedsdokumentation og systematisk organisere indhold i kategorier med lignende instruktion. Definer kategoriindholdet ved at fjerne konflikter og duplikater.
For eksempel har mange procedurer en afdeling for ansvar. For denne type indhold vil du kompilere alle "ansvar" -type oplysninger på tværs af al dokumentation. På den måde kan du se konflikter i ansvar eller områder, hvor ét ansvar overlapper en anden. Herfra strømline indholdet for at fjerne duplikationer eller konflikter. Andet sådant indhold at overveje omfatter definitioner og sikkerhedsforanstaltninger.
Opret centrale dokumenter eller andre revisionsstyrede informationsarkiver for hver type indhold.
Tilbage til vores eksempel på ansvar, lav et dokument, der indeholder det ansvarlige indhold, du raffinerede i sidste trin. Sørg for at henvise til procedurer, hvor ansvaret udføres. Dette sikrer, at dokumentationen er korrekt inter-referenced.
Nu, at lignende indhold er flyttet til et centralt dokument, kan gammelt indhold fjernes fra de oprindelige procedurer. Fjern det gamle indhold fra de oprindelige procedurer med henvisning til det nye centrale referencedokument.
Opdater det resterende dokumentationsindhold under revisionsprocessen til et informationskortet format. Organiser dokumentindhold ved at gruppere relevante oplysninger. Inkluder underoverskrifter. Brug tabeller, hvor det er muligt, så indholdet kan blive bedre visualiseret. Etablere bedste praksis ved at inkludere enhver stamkundskab eller -trin, som medarbejdere typisk udfører, men ikke er dokumenteret i proceduren.
Tips
-
Informationskortlægning varierer fra simpelt til komplekst og kan yderligere forbedres ved at inkludere målbar feedback til ledelse. Til den mere komplekse implementering kan professionelle tjenester fra virksomheder som grundvirksomheden Information Mapping, Inc. ansættes for at optimere dine kortlagte eller umapporterede procedurer. (Se Ressourcer)
