Medarbejdere, der betaler for godkendte forretningsomkostninger fra deres egne midler, kan generelt regne med at få refunderet fra deres arbejdsgivere. For at lette sådanne refusioner og sikre, at omkostningerne er nøjagtigt reserveret i selskabets ledger, forventes medarbejderne at fremlægge en detaljeret rapport om alle sådanne out-of-pocket udgifter.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Computer printer
-
(valgfrit) Selskabsudgiftsrapport Skabelon
Hvis din virksomhed giver en udgiftsrapport skabelon, få adgang til den og følg vejledningen.
Hvis ikke, saml dine indtægter sammen, og læg dem i kronologisk rækkefølge. Angiv også alle udgifter, som du ikke har indtægter for, såsom bilkilometer og tilfældigheder som aviser og forfriskninger købt fra hotelautomater.
Hvis du opretter din egen rapport uden en skabelon, der leveres af firmaet, skal du bruge et regneark. Opret en skabelon og kopier den til et nyt regneark for hver ny rapport, du forbereder. Hvert arkhoved skal notere dit navn, afdelingens navn og kode og den periode, rapporten dækker. Under denne information skal din skabelon have mindst fem kolonner med overskriften Dato, Betalingsmåder, Formål eller Beskrivelse og Beløb. Afhængigt af virksomhedens politik kan du muligvis tilføje yderligere kolonner til sådanne oplysninger som regnskabskoder, møde deltagere og så videre.
Angiv dine udgifter på dit ark i datoordre ved hjælp af dine kvitteringer og liste som kilder. Forbered en rapport pr. Periode - uanset om det er ugentlig, hver måned, månedligt eller ellers, som regel angivet i virksomhedens politik. Hvis du har flere kvitteringer for en enkelt dag, hjælper det med at gruppere dem efter type udgifter, som måltidsudgifter og parkeringsomkostninger.
Hvis du modtager et fast tillæg til ethvert formål, skal du indtaste det på egen række i bunden af rapporten efter de kvitterede udgifter.
Hvis du bliver refunderet for kilometertal, du sætter på dit personlige køretøj, skal du holde en billog og overføre kilometertal til din omkostningsrapport hver dag eller hver uge i overensstemmelse med virksomhedspolitikken. Indtast kilometertal på egen række som en særskilt regningspost. Indtast ordene "Personlig Auto Kilometerstand" i kolonnen Payee, miles og per-mile rate i kolonnen Beskrivelse (dvs. "275 miles @ 58 cents / mile") og det beløb, der skal refunderes i kolonnen Beløb. Bemærk at hver arbejdsgiver har sin egen kilometertilskudsrente.
Når alle udgifter er indtastet, sum dem som sidste punkt i summen kolonne. Hvis du modtog et kontant forskud til dækning af udgifter, trækker du det beløb fra dine samlede udgifter. Dette er det beløb, der skal refunderes til dig.
Forskellige arbejdsgivere har forskellige politikker for, hvordan man indsender kvitteringer. Dit kan kræve, at du sender originale kvitteringer, eller at du sender scanner eller fotokopier. Det kan være nødvendigt at krydshenvise dem, så det er lettere for den person, der behandler din refusion, at sammenligne udgifterne med kvitteringen. Hvis du indsender et krav om kilometertilskud, skal du også indsende en kopi af din auto log for perioden.
Indsend din udgiftsrapport i formularen og ledsaget af kvitteringer i overensstemmelse med din arbejdsgiverpolitik. Indsend kun regnearket, der indeholder den aktuelle uges udgifter, ikke hele regnearkfilen med den tomme skabelon og mange uger af udgifter.
Tips
-
Når det er muligt, skal du betale for refunderbare udgifter med et kreditkort, du kun bruger til sådanne udgifter. Dette skal hjælpe dig med at holde styr på refusionsberettigede forretningsomkostninger og afstemme deres betaling.
Undgå at bytte forretnings- og personlige udgifter på samme kvittering.
Dobbeltkryds alle rapporter og kampudgifter til de beløb, der kræves i rapporten. Mange fejl opstår, når folk travlt gennem opgaven, overfører det forkerte beløb fra kvitteringen til udgiftsrapporten.
Kontroller altid med din arbejdsgivers HR-, lønnings- eller regnskabsafdeling for vejledning i at få udgifter refunderet præcist og på tid.
Advarsel
Aldrig lyve om udgifter. Dette stjæler fra virksomheden og kan medføre negative konsekvenser som opsigelse eller kriminel retsforfølgning.
Tjek med din arbejdsgiver om eventuelle begrænsninger på, hvad du kan få refunderet for. Ikke hvert måltid kan være i stand til at blive udgiftsført, og du kan muligvis ikke regne med ting som alkohol, tørrensning eller parkeringsservice. Din arbejdsgiver skal have retningslinjer for, hvad der er og ikke kan refunderes.
Betal kun for dine egne godkendte forretningsomkostninger - betal ikke andre folks udgifter, medmindre du har beføjelse til at gøre det. Undgå også at betale udgifter til en anden medarbejder, der modtager udgifter refunderet.
