En udgiftsrapport er en rapport indsendt til en klient eller arbejdsgiver, der beskriver de udgifter, en medarbejder eller entreprenør har betalt, mens han gennemfører en opgave for klienten eller arbejdsgiveren. Udgiftsrapporter opretholdes også af virksomhedsejere til skatteformål.
Fungere
En udgiftsrapport redegør for omkostningerne ved at udføre en bestemt aktivitet, som videreføres til den person, organisation eller virksomhed, på hvis vegne aktiviteten blev udført. Normalt beskriver en udgiftsrapport kun udgifter, som præparatet gerne vil blive refunderet for at pådrage sig. Kvitteringer og logfiler leveres normalt til støtte for en udgiftsrapport for at kontrollere, at udgifterne faktisk er afholdt.
Anvendelse
En udgiftsrapport bruges ofte til at refundere entreprenører og medarbejdere ved at sikre, at de har overholdt en intern omkostningspolitik såvel som med reglerne for intern omsætningstjeneste for fradragsberettigelse af forretningsomkostninger. Udgiftsrapporterne bevares også for at fremlægge bevis for IRS at visse udgifter er afholdt i forbindelse med forretningen.
De mest almindelige udgifter, som medarbejderne refunderes for, er rejse-, måltider- og underholdningsudgifter.
Rejseudgifter
Flyvning, kilometertal på et personligt køretøj, vejafgifter, biludlejningsgebyrer, hotelværelser, måltider spist på vejen, tips til hotelbetjeningsarbejdere og lufthavnsgebyrpriser er alle eksempler på de udgifter, mange kunder eller arbejdsgivere vil refundere, hvis en regningsrapport dokumenterer udgifterne leveres.
Måltider og underholdningsudgifter
Hvis du tager en potentiel klient ud til frokost eller fejrer en kampagne på en bar med en kollega, er begge eksempler på måltider og underholdningsudgifter, som en kunde eller en arbejdsgiver måske refunderer, når den leveres med en udgiftsrapport. Før du refunderer, kan arbejdsgiveren eller klienten kræve kvitteringer om dokumenttips og andre serviceafgifter.
Kreditkort udgifter konti
Mange organisationer og virksomheder kræver, at medarbejderne betaler forretningsomkostninger ved brug af et kreditkort udstedt i medarbejderens navn. Medarbejderen er ofte personligt ansvarlig for at betale regningen.
Organisationen eller selskabet vil få en kopi af regningen og vil refundere udgifter reflekteret på denne kreditkortregning kun, når der understøttes dokumenter som kvitteringer, logfiler og forretningsmæssige begrundelser, findes i form af en udgiftsrapport.
Advarsel
Det er vigtigt at forstå klientens / arbejdsgiverens omkostningspolitik eller forventninger, før de pådrager udgifter, for hvilke der forventes refusion. Meget få ting kan sourere en kunde-entreprenør eller ansættelsesforhold hurtigere end en uenighed om penge.
Det er ofte en god ide at beholde en kopi af kvitteringer, der er indsendt med en udgiftsrapport, hvis det er nødvendigt med to eksemplarer.
