Typisk bruges i den offentlige sektor er briefing papirer korte dokumenter, der indeholder resuméer af et bestemt problem og det foreslåede forløb for at følge med det. I et forretningsmiljø kan en orienteringspapir bruges af en eksekutivassistent til at informere direktøren om et problem, der vil blive drøftet på det næste bestyrelsesmøde. I så fald vil administrerende direktør måske gerne vide baggrunden og sammenhængen i spørgsmålet og eventuelle næste skridt, så hun kan diskutere detaljerne med bestyrelsesmedlemmerne. Hvis du ønsker at skrive et orienteringspapir til nogen i din virksomhed, skal du sørge for at holde det præcist og kortfattet.
Format af et briefingpapir
Som navnet antyder, er briefing papirer ment at være korte. Generelt skal du holde papiret under to sider, så det er let at læse og absorbere. Formålet med et orienteringspapir er at informere modtageren om et komplekst problem, give konteksten på et højt niveau og inkludere anbefalinger for, hvad de skal gøre næste gang. Dette hjælper ham med at være opmærksom på højdepunkterne for at træffe de nødvendige beslutninger eller fuldføre eventuelle relaterede opgaver. Briefing papirer er skrevet i klart, klart sprog og indeholder ofte punktpunkter i stedet for tætte afsnit, så de er nemme at scanne.
Begyndelsen af Briefing Document
Indtast navnet på hvem du skriver briefing dokumentet for, den aktuelle dato og emnet for briefing notatet øverst. Mange briefing notater begynder med en "Purpose" sektion, som bruges til at identificere årsagen til noten. Dette vil hjælpe med at advare læseren om, hvorfor disse oplysninger er vigtige for dem.
Formålet med dette dokument er at informere præsidenten om detaljerne vedrørende politiet hændelsen i vores Saint Louis kontor den 3. september. Da hændelsen er blevet national nyheder, kan præsidenten modtage spørgsmål fra medierne.
Alternativt begynder nogle briefing noter med en "Issues" sektion, hvor du kan inkludere eventuelle problemer ved hånden, der skal løses.
Hovedformålet med Briefing Paper
Oplysningspapirets krop bør indeholde et afsnit om "Nøglehensyn", hvor du kan bemærke konteksten eller baggrunden for problemet og eventuelle relevante oplysninger, som læseren skal være opmærksom på.
Ting at overveje: Gerningsmanden er ikke og har aldrig været en medarbejder i dette firma. Han handlede alene uden hjælp fra nogen i vores anlæg. Mens medarbejderne åbner sikre døre, gjorde de det under tvang og i henhold til sikkerhedsprocedurer. Tre medarbejdere vil blive indrettet af Saint Louis-politiets afdeling for deres modige hjælp til at undergrave gerningsmanden.
Dernæst skitserer det foreslåede forløb i en "Næste trin" sektion. Her kan du inkludere mulige resultater og scenarier baseret på de tilgængelige løsninger.
Hjælp til at give et svar
Nogle briefing papirer indeholder også "Speaking Notes." Her kan du medtage specifikke punkter, som læseren skal adressere, hvis de giver en tale eller holder et møde i forbindelse med emnet ved hånden. I stedet for at skrive en tale, som de skal læse, er det bedre at inkludere korte punktpunkter med de emner, de skal nævne. Dette vil hjælpe dem med at forklare sagen i deres egne ord.
I slutningen af dit orienteringspapir skal du inkludere dine kontaktoplysninger, så læseren nemt kan nå dig, hvis de har spørgsmål.
