Når det kommer til at styre særlige arrangementer, kan det være svært at vurdere succes, fordi tingene sjældent går som planlagt, og der er altid plads til forbedringer. En gapanalyse gør det meget nemmere at måle succesen med særlige begivenheder. En gapanalyse skaber et sæt mål forud for arrangementet og sammenligner disse mål med de faktiske resultater. Dette giver dig mulighed for at vurdere, hvor heldig en begivenhed har været at opfylde disse mål.
Skriv ned en liste over mål, du vil opnå før den særlige begivenhed. Disse mål skal være målbare. Eksempler på mål for en særlig begivenhed kan omfatte antallet af deltagere, niveau af mediedækning, udgifter eller øget brand awareness. Uanset hvilke mål du vælger, skal du sørge for, at de er det, du anser for afgørende for succesen med den særlige begivenhed. Målene skal være specifikke; hvis dit mål er antallet af deltagere, skriv ned det specifikke nummer, du vil opnå.
Skriv ned en liste over resultater efter arrangementet. Indsæt kun dem, du havde angivet i dine mål. Igen vil du bruge bestemte tal. Vær sikker på, at tallene du bruger er sammenlignelige med dine mål. Hvis dit mål f.eks. Var at distribuere 100 salgsfremmende enheder ved arrangementet, skal din præstation måles i enheder (ikke tilfælde, pund eller dollar).
Beregn forskellen mellem dine mål og dine præstationer. Dette er en forholdsvis simpel proces: Du tager blot den figur, du valgte for dit mål og den figur du opnåede, og derefter beregne forskellen mellem de to. Hvis du havde et mål at sælge 3.000 billetter til den særlige begivenhed, og det faktiske tal var 2.000, så har du et hul på 1.000 billetter. Hvis du solgte 3.000 eller flere billetter, eksisterer der ingen kløft.
Skriv en rapport baseret på de huller, der er noteret i arrangementet. Dette vil hjælpe dig med at gøre forbedringer i den måde, du organiserer fremtidige specielle begivenheder. Du bør inkludere alle huller med mulige forklaringer og forslag til forbedringer samt alle de resultater, hvor der ikke var huller med forklaringer på, hvorfor målet blev nået.
Distribuere rapporten til alle relevante parter, herunder alle, der har arbejdet med den særlige begivenhed og vil arbejde på lignende specielle begivenheder i fremtiden. Dette vil give dem mulighed for at forstå præstationsgabet ved den foregående begivenhed og give dem råd om, hvordan man kan forbedre sig i fremtiden. Dette vil reducere fremtidige ydelsesgab.
Tips
-
Husk at kun bruge målelige mål. Hvis du bruger et mindre håndgribeligt mål, såsom øget mærkebevidsthed, skal du have en målbar præstationsindikator, såsom en 20 procent stigning i brandbekendtskab blandt begivenheder.
Advarsel
Brug kun data, som du ved, er pålidelige. Estimater eller gæt vil ikke give nyttige resultater og kan få dig til at lave ukorrekte konklusioner.
