Forretningsmøder kræver planlægning, organisation, ledelse, registrering og opfølgning. Hvordan dit projekt fortsætter vil afhænge af beslutningstagningen og handlingen, der vil strømme af den samarbejdsmæssige indsats, der er muligt fra mødet.
Elementer du skal bruge
-
Dagsorden
-
Mødelokale
Udkast til møde dagsorden. Dagsordenen er en oversigt over alle spørgsmål, der kræver diskussion om beslutninger, der er nødvendige for at fremme dit projekt eller mål. Angiv alle kendte problemer i et kortfattet omridsformat med punktpunkter. Når du har dagsordenen udarbejdet, vil du kende problemerne, og så vil du vide, hvem der skal deltage i mødet.
Send en masse e-mail eller ring op til alle personer, der har brug for at deltage i mødet og bede om deres tilgængelighed med datoer og tider gennem en uges periode, hvis du har flere deltagere. Dette alene kan være en skræmmende udfordring givet travle tidsplaner. Når du har alles tilgængelighed, krydser du skemaerne for en tilgængelig dato og klokkeslæt. Planlæg for tilstrækkelig tid til at afholde mødet, og send en meddelelse til alle deltagere af dato, starttidspunkt, sluttidspunkt og sted for mødet sammen med en kopi af dagsordenen.
Ved forberedelsen af mødet er der udleveret kopier af dagsordenen til alle deltagere sammen med eventuelle dokumenter, der skal diskuteres. Displaykort og power point præsentationer skal være klar til visning med easels og eventuelle nødvendige projektorer, laptops og skærme. Møderrangøren bør også være parat til at lede mødet, og en rekordindehaver skal deltage i mødet for at tage notater.
Mødeorganisationen / lederen skal holde diskussionen på sporet. Diskussionen vil uundgåeligt føre til tangentielle problemer og diskussion uden for emnet, så lederen skal sørge for, at diskussionen til sidst vender tilbage til dagsordnen. Lederen skal også holde styr på tiden og holde diskussionen flydende for at ramme alle dagsordenspunkter. Lederen skal give en kort beskrivelse af dagsordenspunkterne for at starte diskussionen og også stille spørgsmål eller anmode input fra deltagere for at få de nødvendige oplysninger. Lederen skal konkludere hver aktionsobjekt med den person, der er ansvarlig for varens færdiggørelse og en forventet tidsplan for afslutning.
Når alle dagsordenspunkter er afsluttet, skal gruppen planlægge et opfølgningsmøde, hvis det er nødvendigt eller planlægge regelmæssigt forekomende møder på en aftalt dag og tid.
Rekordindehaveren skal udarbejde sine noter til et mødemøde organiseret i konturformat. Udkastet til minutter skal derefter sendes til mødedeltagerne for at søge kommentarer, rettelser eller ændringer. De endelige møderminutter skal derefter distribueres til deltagerne og bruges til opfølgning og som grundlag for næste møde dagsorden, hvis det er nødvendigt.
