Et human resource management system kan have form af et informationsstyringssystem. En organisation anvender en HRMS til at styre information om sin arbejdsstyrke. Disse oplysninger hjælper ledere og HR-fagfolk med at træffe beslutninger vedrørende medarbejdere. Uden de rigtige oplysninger til rådighed for beslutningstagere har en HRMS få ansøgninger ud over registrering og rapportering.
Uautoriseret adgang
Når en organisation indsamler personlige data om sine medarbejdere i en HRMS, kan der opstå visse sikkerhedsrisici. En organisation bruger midler til at holde medarbejderens private oplysninger sikret mod interne og eksterne trusler. En ulempe ved en elektronisk HRMS er, at en organisation skal indsamle oplysninger om, hvem der har adgang til medarbejderens private oplysninger. Disse data kræver opfølgning af en revisionsproces, som kan resultere i disciplinering eller retsforfølgning af en medarbejder, der har adgang til medarbejderdata uden tilladelse eller uden officielt formål.
Specialiseret viden
Behovet for datakontrol er en anden potentiel ulempe ved en HRMS. Denne datakontrol strækker sig ud over uautoriseret adgang til medarbejderens private oplysninger. En organisation, der bruger en HRMS som PeopleSoft, skal anvende sit eget sæt teknisk personale til at programmere, fejle, opdatere og understøtte systemet. Mens en HRMS kan hjælpe en organisation med at reducere omkostningerne ved HR-personale, kan det øge kravene til teknisk personale med viden, der er specifik for HRMS-løsningen.
Data indtastningsfejl
En HRMS er også kun så god som dens menneskelige programmører og slutbrugere. Personer med adgang på højt niveau, som personer, der opdaterer en HR-masterfil, kan indtaste de forkerte oplysninger med vilje eller fejl. Hvis data er ukorrekt opdateret, ændret eller tabt, kan en organisation stå over for offentlige bøder og andre omkostninger i forbindelse med skade på HR-masterfilen. Vælg et system med masser af interne kontroller, så en medarbejder ikke kan foretage ændringer i virksomhedens hovedfil.
