Human Resources System (HRS) er et informationsteknologisystem, der indfanger, gemmer og deler information relateret til praksis, politikker og forvaltning af menneskelige ressourcer i en organisation. Det er også kendt som Human Resources Management System (HRMS), Human Resources Information System (HRIS), Human Capital Management System (HCMS) og Human Resources Information Technology (HRIT). En HRS hjælper en organisation med at håndtere alle de komplekse og indbyrdes forbundne aspekter af menneskelige ressourcer, herunder overholdelse af lovgivningen om føderale og statslige arbejdsforhold.
HMS struktur
En HRS automatiserer afgørende personaleforvaltningsfunktioner, såsom medarbejderstyring, kompensation og fordele samt beslutningsstøtte. Den består af et sæt integrerede databaser i forbindelse med funktionelle behandlingsenheder, såsom ansættelse, tid og tilstedeværelse, løn, fordele og pensioner, medarbejderfærdigheder og træning. Da databaserne er integreret, skal basisoplysninger, som f.eks. Medarbejdernavn, adresse og socialsikringsnummer kun indføres én gang, hvorefter alle de funktionelle behandlingsenheder kan hente og bruge oplysningerne.
Medarbejderstyring
HRS indfanger alle oplysninger om medarbejdere fra deres oprindelige ansøgning om ansættelse til deres endelige lønseddel. Den indfanger grundlæggende identificerende oplysninger, jobopgaver, præstationsoplysninger, lønrate, medarbejderkundskaber og fortidshistorie. Oplysninger indfanget i medarbejderledelsesdatabasen bruges også til krævet overensstemmelsesrapportering til Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), såsom alder, køn, national oprindelse, race og handicap.
Kompensation og fordele
HRS kompensations- og ydelsesfunktionerne indsamler oplysninger om arbejdstimer og bruger den til at beregne lønninger, beløb af føderale og statslige skatter og andre fradrag, såsom sygesikring og pensionsbidrag. Systemet genererer lønsedler eller indbetalinger betaler direkte på medarbejderkonti. Det beregner også optjent ferie- og sygeorlov med betalingsperiode og år-til-dato totaler.
Beslutningsstøtte
En HRS forenkler rapportering og beslutningsstøtteaktiviteter ved at generere standardrapporter for menneskelige ressourcer, såsom løn, nye lejemål og medarbejderoverførsler. Disse oplysninger bruges til at styre virksomheden, måle organisatoriske præstationer og planlægge for fremtiden. En HRS giver også brugere mulighed for at generere specielle rapporter til at analysere bestemte situationer og identificere tendenser, såsom øget medarbejderomsætning på et enkelt område af organisationen.
Informationsdeling
Menneskelige ressourcer systemer letter informationsudveksling og integration med en organisations øvrige væsentlige forretningssystemer, herunder økonomi, regnskab og forsyningskæde. De tillader også datadeling med tredjeparter, såsom rapporter for reguleringsagenturer og dataoverførsler til og fra sygesikrings- og pensionsplanadministratorer.
Medarbejder selvbetjening
Mange menneskelige ressourcer omfatter en medarbejder selvbetjeningsfunktion, der opererer via et intranet-link - et firma ejet sikkert og privat websted. Ved hjælp af denne hjemmeside kan medarbejderne opdatere deres personlige oplysninger, indtaste deres arbejdstimer, registrere deres uddannelse og se deres akkumulerede ferie- og sygeorlov uden at skulle kontakte en repræsentant for menneskelige ressourcer. Medarbejdere kan se deres information fra computeren på deres skriveborde, en bærbar computer eller fra en computerkiosk, der er placeret på fabrikken eller på lageret.
