I 1980'erne og 1990'erne havde kun mellemstore og store virksomheder råd til dyre menneskelige informationssystemer (HRIS). Disse programmer krævede store mainframe computere og højtuddannede programmører at drive og vedligeholde dem. I dag kan næsten ethvert selskab ikke kun råd til, men har brug for et informationssystem til menneskelige ressourcer. Selv et firma med færre end 10 ansatte kan købe et grundlæggende HRIS-program, der kan installeres på en stationær computer for at automatisere grundlæggende menneskelige processer.
Hvad er HRIS?
En HRIS er hovedsagelig en database eller en kombination af databaser, der deler information. F.eks. Indfanger medarbejderudlejningsdatabasen al information vedrørende jobansøgninger. Når en virksomhed ansætter en ny medarbejder, deles personens grundlæggende demografiske information med andre HRIS-moduler, så HR-medarbejdere ikke skal genindtaste dataene.
Automatisering og effektivisering af processer
En HRIS har tre grundlæggende komponenter - medarbejderinformation, løn og ydelser. Disse repræsenterer kerneforretningsfunktionerne i en organisations human resources afdeling. HRIS hjælper med at automatisere og strømline disse processer, hvilket frigør HR-medarbejdere til at udføre projektarbejde og løse problemer. For eksempel bruger medarbejdere et identifikationsnummer eller "swipe" et medarbejderidentifikationskort for at tjekke ind hver morgen på et elektronisk tidsklokke, der automatisk overfører data til HRIS. Dette eliminerer behovet for lønmodtagere til manuelt at indtaste medarbejderens arbejdstid fra papirkort til lønningslisten.
Jobansøgningsprocessen er et andet godt eksempel på, hvordan en HRIS kan reducere omkostningerne. I mange virksomheder søger kandidater til job via internettet. Det betyder, at HR-medarbejdere ikke længere behøver at håndtere, sortere og videresende ansøgninger til relevante afdelinger.
Rapportering og beslutningsstøtte
Fordi grundlæggende HR-processer er automatiserede og alle nødvendige oplysninger gemmes i tilsluttede databaser, simplificerer HRIS rapporterings- og ledelsesbeslutningsaktiviteter. De fleste systemer omfatter en række standard HR rapporter, som kan bruges til at styre forretningen og planlægge for fremtiden, såsom kompensation efter lønperiode og år-til-dato, fordeler tilmelding og medarbejder tid og deltagelse. Mange HR-systemer giver brugerne mulighed for at udvikle ad hoc-rapporter for at analysere specifikke problemer eller identificere tendenser til at hjælpe ledelsen i strategisk planlægning.
Legal Compliance Support
Disse systemer genererer rapporter og dokumentation, der kræves af statslige og føderale agenturer, såsom W-2 Løn og Skatteerklæring, Equal Employment Opportunity Commission EEO-1 Arbejdsgiver Detail og Sammendrag Rapport og Arbejdsministeriets Sygdom og Skadesrapport (OSHA 301 Rapport).
En HRIS kan hjælpe virksomheder med forhandlede arbejdsaftaler ved at inkorporere kravene i aftalen om daglig drift, som f.eks. Sporing af anciennitet med henblik på kampagner, afskedigelser og løft. Informationsteknologien hjælper også HR-afdelingen med at overvåge medarbejderklager og præstationsproblemer.
HRIS Links
Afhængigt af systemets sofistikering vil et HRIS-program muliggøre datadeling og integration med andre vigtige forretningssystemer, såsom finansiering og supply chain management. Derudover kan nogle systemer tilbyde netværksforbindelser til deres sygesikringsselskaber og pensionskasseadministratorer. Dette giver arbejdsgiver og forsikringsselskab eller fondadministratorer mulighed for hurtigt og nemt at dele medarbejderoplysninger.
HRIS forbinder også en virksomheds human resources afdeling med sine ledere og medarbejdere. Ved hjælp af et intranet - et sikkert privat computernetværk, der ejes og drives af et firma - kan medarbejderne komme ind i deres arbejdstimer, tilmelde sig ydelsesprogrammer eller videreuddannelseskurser og modtage kommunikation fra HR-afdelingen.
