Manuel regnskabsføring indebærer brug af papirbøger og tidsskrifter til registrering af finansielle transaktioner. Disse værktøjer er fra en svunden æra. Revisorer - ofte iført grønne visors og sorte armbånd - ville bruge manuel regnskabsføring for at hjælpe med at holde økonomisk score for deres virksomheder. Virksomheder i dag kan stadig bruge manuel regnskabsmæssig behandling af nogle processer. Ulemper kan dog svække manuelle regnskabsaktiviteter.
Tidskrævende
Regnskabsprocesser, der bruger papirjournal og ledgers eller lignende værktøjer kræver rigelig tid til at gennemføre opgaver. Revisorer skal finde konti og tidsskrifter i systemet forud for optagelsen af optagelser. Kontrol af saldi og gennemgang af oplysninger er også svært. Revisorer kan også nødt til at rifle gennem flere dokumenter for at lokalisere oplysninger anmodet af ledere. Kopiering af disse oplysninger kan også være svært.
Underlagt fejl
Fejl kan være ret hyppigt i manuelle regnskabsprocesser. Almindelige fejl er at indtaste oplysninger i ukorrekte konti, gennemføre tal eller optage oplysninger baglæns. Mens disse fejl også findes i moderne regnskabssystemer, har manuelle systemer ingen interne checks og balancer. Revisorer, der undersøger fejl, vil ofte bruge flere timer til at finde og rette indlæg. Flere revisorer, der arbejder i flere manuelle regnskabslister, kan forværre disse problemer.
Manglende sikkerhed
Manglende sikkerhed er en anden fælles ulempe ved manuel regnskabsføring. Virksomheder kan ikke forhindre medarbejdere i at gennemgå følsomme data i papirbøger og tidsskrifter. Filer, der kopieres og gemmes på en computer, kan også være mindre sikre. Dette kan give medarbejdere mulighed for at misbruge finansiel information gennem bedrageri eller bedrageri. Utilfreds ansatte kan også uopretteligt beskadige oplysningerne og ødelægge vigtige regnskaber.
Få eksemplarer til rådighed
Store organisationer finder ofte manuelle regnskaber vanskelige på grund af manglen på flere ledgers og tidsskrifter. De fleste virksomheder vil have en journal for gældsforpligtelser, tilgodehavender, lønningsliste, anlægsaktiver mv. Det betyder, at kun en revisor kan arbejde på en journal på et givent tidspunkt. At adskille disse ledgers i subledgers kan resultere i mindre sikkerhed og muligheden for at duplikere information i regnskabssystemet.
