Det er ofte omkostningseffektivt for en arbejdsgiver at bede medarbejderne om at køre deres egne biler, når de er på arbejde, i stedet for at investere i virksomhedsejede køretøjer. Dette pålægger dog en omkostning for medarbejderen. Organisationer betaler ofte kilometertilskud for at tiltrække og holde gode arbejdere. Efter Internal Revenue Service retningslinjer for refusion af køretøjs driftomkostninger baseret på kilometertal giver både arbejdsgiveren og medarbejderen betydelige skattefordele.
Grundlæggende tilbagekøbsgodtgørelse
IRS offentliggør hvert år en opdateret standardrente for fradragsberettiget kilometertilskud. Satsen afspejler de gennemsnitlige omkostninger ved drift af motorkøretøjer som biler, varevogne og SUV'er. Standardprisen for 2015 er for eksempel 57,5 cent per kilometer. IRS sætter kursen på et niveau, der ikke kun dækker benzin, men normale driftsomkostninger, herunder forsikring, licenser og vedligeholdelse. Arbejdsgivere kan spore faktiske køretøjsudgifter, men generelt gør det ikke, da brugen af standardfrekvensen gør den ekstra journaling unødvendig. Standardprisen dækker ikke varer som parkering eller gebyr. Arbejdsgivere kan refundere disse omkostninger som forretningsomkostninger, men de skal håndteres som separate poster.
Tilladt forretningsrejse
Arbejdsgivere kan kun betale skattelettede kvoter for arbejdsrelateret kørsel. Det betyder, at en medarbejder må ikke gøre personlige ærinder og stadig gøre krav på turen som en forretningsomkostning. For eksempel er en tur til møde med kunder fradragsberettiget, men det tager ikke en tur til at foretage en personlig bankindbetaling. Desuden er kørsel mellem arbejde og hjem hver dag ikke fradragsberettiget rejse. Nogle gange forudbetaler arbejdsgivere kilometer, især for lange forretningsrejser. Når dette er gjort, skal medarbejderen returnere ubrugt beløb.
Spore forretningsrejser
IRS mileage refusion dokumentation krav er enkle, når standard sats anvendes. Dette skyldes, at standardprisen dækker alle normale driftsomkostninger, så en arbejdsgiver er ikke forpligtet til at holde styr på omkostninger som gas og reparationer. En medarbejder skal give en oversigt over arbejdsrelateret rejse. De plejer at holde en kilometertal log og skal indsende det til refusion på en regelmæssig tidsplan. Hver logbog skal indeholde de første og endelige kilometertællere. Indlæg skal også give en kort beskrivelse af rejsens formål og destination.
Refusion og skat
Hvis en arbejdsgiver betaler en medarbejder mere end det tilladte beløb, er overskuddet skattepligtig kompensation og skal gå på medarbejderens W-2 som sådan. Ellers er kilometertilskuddet en fradragsberettiget forretningsomkostninger for arbejdsgiveren. Medarbejderen har ingen skattepligt for refusion op til standardrenten, og pengene indberettes ikke som kompensation på W-2. Når arbejdsgiverne vælger at betale et mindre beløb, kan medarbejderne afskrive forskellen på deres afkast.
