Den formaliserede organisationsstruktur fokuserer på roller og positioner snarere end de personer i positionerne. Formalisering er processen med at skabe en formaliseret struktur og omfatter vedligeholdelse af den formelle struktur over tid. Formalisering af en organisationsstruktur er almindeligt initieret i et forsøg på at rationalisere beslutningsprocessen. Den formaliserede organisation er kritisk for den organisation, hvor problemer er kendt, og ændringer gennemføres langsomt og målrettet.
Formel vs uformel struktur
I modsætning til den uformelle organisationsstruktur, som værdsætter den enkelte over jobpositionen og giver mulighed for rollens udvikling som foreskrevet af indehaveren af positionen, består den formelle organisationsstruktur af faste roller, der ikke let ændres. Uformelle organisatoriske strukturer er på nogle måder mere innovative end formaliserede strukturer. Den uformelle struktur er imidlertid mest anvendelig til hurtigt skiftende industrier, såsom teknologisektoren. Endvidere kan organisationsstørrelsen angive den formaliseringsgrad, der kræves. Det er vigtigt at forstå de enkelte organisationers behov, når de bestemmer hvilken struktur der er mest effektiv for hver situation.
Identifikation
Formalisering kan identificeres med den grad, som organisatoriske roller adskilles fra de personer, der udfører disse roller. Den formaliserede organisationsstruktur består af en hierarkisk, top-down rapporterings- og beslutningstagningsstruktur. Det anerkendes af eksistensen af eksplicitte, kodificerede standarder og regler. En formaliseret struktur omfatter typisk flere lag af tilsyn, herunder topniveau direktører eller afdelingsledere, mellemledere og operationelle tilsynsførende.
Fordele
En fordel ved formaliseringen af en organisationsstruktur er den rutinemæssige karakter af succession. Rollerne i en bestemt stilling forbliver den samme, uanset hvem der befinder sig i den specifikke jobposition. Arbejdsprocedurer dokumenteres således, at en ny medarbejder nemt kan indsættes i en ledig stilling uden at ændre processerne i forbindelse med stillingen. Den varige struktur i en formaliseret organisation ændres ikke, medmindre den med vilje ændres af ledelsen. Strukturen er let forståelig og forklaret. Endvidere opnås det let i en formaliseret organisationsstruktur med tilpasning af de daglige arbejdsprocesser med organisationens overordnede mission.
Organisationsplan
Strukturen af en formaliseret organisation, såvel som rollerne og relationerne mellem disse roller, er typisk synliggjort ved brug af et organisationsdiagram. Diagrammet viser de enkelte roller inden for organisationen, herunder hvem rapporterer til hvem. Det illustrerer også, hvordan information og beslutninger strømmer inden for organisationen. Organisationsdiagrammet er et værdifuldt redskab i formaliseringsprocessen.
