Medarbejdere uden direkte indbetaling modtager live checks, som de kan kontanter hos den relevante bank. Check udskrivning er et afgørende skridt i lønningsprocessen. Det er et af de sidste faser, blandt mange stadier, af lønningsprocessen.
Bestem, om du vil bruge lønseddel software til check udskrivning. Regnskabssoftware som Quickbooks giver dig mulighed for at behandle din lønning og udskrive checks gennem systemet. Du skal købe softwaren og downloade den til din computer. Manuel kontrol af udskrivning sker på skrivemaskinen og er en stadig mere sjælden metode til kontrol af udskrivning, som generelt anvendes af meget små virksomheder.
Vet hvilke oplysninger der skal afspejles på lønsedlen. Typisk er medarbejderens navn, adresse, checkdato, tjeknummer, bruttoløn, nettoløn, arbejdsgiverbank, arbejdsgiverens underskrift og betalingsstuboplysninger (fx fradrag, årlige beløb og skatteoplysninger) på lønsedlen.
Bestem lønoplysninger, såsom lønninger og frivillige og ufrivillige fradrag for hver medarbejder. Hvis du bruger en manuel lønning system, beregne alle lønninger, skatter og fradrag, der holdes for hånden for hver medarbejder. Dobbeltkryd dine oplysninger.
Indtast oplysningerne i systemet; Dernæst udskriv pre-processing rapporter for at dobbeltkrydse og afbalancere dine poster. Hvis du finder nogen uoverensstemmelser, skal du rette dem, før du udskriver kontrollerne for at undgå at spilde papir og blæk.
Klik på knappen til udskrivning for den aktuelle lønningsliste for at udskrive checks, når du har konstateret, at alt er korrekt. Hvis din lønningsliste er manuel, skal du bruge en skrivemaskine med en slettefunktion til at udskrive kontrollerne.
Send den direkte indbetalingsfil og send skattefiler til skattevirksomheden, hvis det er relevant. Luk lønnen. Hvis du oplever en betalingscheckfejl derefter, skal du udstede en manuel check, hvis du vil løse problemet med det samme. Du kan annullere den fejlagtige check i løbet af den næste lønseddel, eller endda derefter, så længe den fratrækkes medarbejderens årlige indtjening.
Tips
-
Prøv at bruge en laserprinter for at sikre jævn check-udskrivning. Hvis du ikke har payroll software og foretrækker ikke at bruge den manuelle lønseddel check-udskrivningsmetode, skal du bruge online-software som Microsoft Office Online til at kontrollere udskrivningen. For blot at udskrive en paycheck stub online, brug en gratis service som paycheckcity.com.
Advarsel
Kontroller, at den lønseddel software, du bruger, udskriver alle nødvendige lønningsdata på lønsedlen, inden du foretager en fuld check run. Du må ikke behandle en komplet løn med et nyt lønsystem uden at teste det først. Gør en mock løn på en medarbejder og generer en check for hende. Udskriv denne check for at sikre, at alle de nødvendige lønoplysninger vises.
