Forsendelsespræmier er meddelelser til købere af varer for at lade dem vide, at en forsendelse er på vej. Disse præalerter anvendes primært med oversøisk fragt, selvom mange andre virksomheder med kun indenlandske operationer også kan bruge disse. En forsendelse sendes ofte via fax eller e-mail til kunden, der modtager varer flere dage før den forventede ankomstdato. Denne meddelelse giver kunden tid til at forberede sig på ankomst.
Forstå formålet med en forsendelse prealert. Mange virksomheder sender en prealert ud af høflighed til kunden. Det holder kunden informeret om leveringsoplysninger om forventede forsendelser. Hvis du er et firma, der sender varer, skal du give dine kunder en meddelelse af denne art.
Bestem din metode til at sende meddelelsen. Den mest almindelige metode, der bruges til at sende forsendelsespræparater, er via e-mail.
Titel meddelelsen. Medtag titlen "Forsendelse Prealert" øverst på meddelelsen. Hvis du sender beskeden via e-mail, skriv dette også i emnelinjen. Medtag en kort erklæring, der fortæller kunden, at dette tjener som varsel om, at de bestilte varer er på vej.
Angiv detaljerne i ordren. En forsendelsespræparat skal angive flere vigtige stykker information. Det skal tydeligt angive dit virksomheds navn for straks at informere kunden om, hvem der sender denne meddelelse. Inkluder den type forsendelsesmetode, der anvendes, sporingsnummeret og den forventede ankomstdato.
Inkluder eventuelle oplysninger om toldklarering. Når varer sendes i udlandet, er der flere vigtige dokumenter, der kræves til afslutning. Disse formularer gennemføres generelt af afsenderen og transportøren af varerne. Tolddokumenter sikrer, at varerne vil kunne ryddes gennem toldvæsenet. En forsendelsespræparat indeholder disse oplysninger for at vise kunden, at de rigtige formularer er blevet gennemført. Hvis disse formularer ikke udfyldes korrekt, kan der opstå et problem med forsendelsen.
Vedhæft andre vigtige dokumenter. Med en forsendelse prealert, mange virksomheder ofte vedhæfte visse dokumenter, som kan indeholde en konnossement, handelsfaktura, pakning liste eller sikkerhedsdatablad, der betegnes som et sikkerhedsdatablad.
Medtag dine kontaktoplysninger. Dette er en af de vigtigste detaljer, en forsendelse indeholder. Dette består primært af et telefonnummer for kunden at ringe, hvis der opstår spørgsmål, bekymringer eller problemer.
