Ifølge US Environmental Protection Agency (EPA) dokumentet "Vejledning til forberedelse af standardoperative procedurer", "Udviklingen og brugen af SOP'er er en integreret del af et vellykket kvalitetssystem, da det giver enkeltpersoner oplysningerne om at udføre et job korrekt og letter konsistens i kvaliteten og integriteten af et produkt eller slutresultatet. " Således er den korrekte forberedelse af SOP'er nøglen til at lægge fundamentet for at opnå konsekvente processer. Ved at følge nogle få generelle trin kan du forberede SOP'er til brug i din organisation.
Identificere hvilke procedurer eller processer i din organisation der kræves dokumentation for at kunne udføres på en ensartet måde, og hvilke personer der er mest kvalificerede til at forfatter den tilknyttede SOP. Et hold tilgang kan bruges til at identificere behovet for SOP og at skrive SOP.
Bestem et nummereringssystem for at sikre tilstrækkelig dokumentkontrol af dine SOP'er. Nummersystemet skal være fleksibelt nok til at tillade et antal SOP'er og et hvilket som helst antal revisioner for individuelle SOP'er. Har dig selv eller en tildelt dokumentkontrolperson opretholdelsen af masterlisten, så der ikke bruges flere dubletter.
Udvikle en SOP-skabelon, som alle organisatoriske SOP'er vil følge ved hjælp af tekstbehandlingssoftware. For administrative eller programmatiske procedurer skal skabelonen mindst indeholde en titelside, procedurer (herunder formål, omfang, resumé, definitioner, personalekvalifikationer, selve proceduren, checklister og records management), kvalitetskontrol og referencer. For tekniske eller laboratorieprocedurer skal skabelonen mindst indeholde alle de sektioner for administrative SOP'er, der er anført ovenfor, ud over sikkerhedsoplysninger, advarsler, interferenser, udstyr og forsyninger i procedurafsnittet.
Skriv en standard driftsprocedure for, hvordan du skriver standard operative procedurer for din organisation, mærkeligt kendt som "SOP on SOPs". Brug den udviklede skabelon og angiv dine forventninger til, hvordan alle SOP'er skal udarbejdes, for eksempel hvem der identificerer behovet, hvem tildeler nummeret, hvilket format der skal bruges og forventningerne til, hvad der skal inkluderes i hvert afsnit.
Forbered resten af dine SOP'er baseret på den metode, der er beskrevet i SOP på SOP'er, og foretag eventuelle mindre revisioner for at forbedre forberedelsesprocessen med hensyn til tid og kvalitet af de resulterende dokumenter.
Tips
-
Se på så mange SOP-eksempler som du kan, før du forbereder din.
Advarsel
Sørg for, at din SOP-skabelon er endelig, inden du udsteder den. Enhver ændring betyder, at du skal revidere hver SOP skriftlig ved hjælp af denne skabelon.
