Standard operationelle procedurer er afgørende for at sikre en virksomhed løber problemfrit og effektivt. Det sikrer, at medarbejderne håndterer standardopgaver på samme måde, og at virksomheden er konsekvent og præcis. Derudover sørger standardprocedurerne for, at medarbejderne udfører deres arbejde sikkert og korrekt. Kommunikationsevner er nødvendige for effektivt at gennemføre standard operationelle procedurer. Størrelsen på dit firma og de procedurer, du vil implementere, bestemmer, hvordan du kommunikerer dem til dine medarbejdere.
Vurder målgruppen for disse driftsprocedurer. Hvis procedurerne gælder for en lille gruppe mennesker, fungerer et gruppemøde bedst; hvis de gælder for hele firmaet og det er et stort firma, kan en masse e-mail eller nyhedsbrev få ordet ud hurtigere. Alternativt arrangere et møde med afdelingsleder og ledere og informere dem om de nye procedurer. Bed dem om at informere deres grupper og afdelinger om de nye procedurer.
Vær kortfattet. Forklar, hvad de nye driftsprocedurer er, og hvordan de adskiller sig fra de gamle. Forklar formålet med at gennemføre nye procedurer. Beskriv hvordan de nye procedurer vil forbedre virksomheden og hvordan det vil påvirke medarbejderne. For eksempel kan det tage mere tid eller påvirke, hvordan de gør deres job.
Arranger træningssessioner eller en-til-en-sessioner, hvis procedurerne er komplicerede. Det er værd at sætte sig i gang for at sikre, at alle forstår de nye procedurer fuldt ud.
Fortæl medarbejderne hvordan man følger procedurerne, spørg ikke. Lad dem vide, at du eller andre ledere vil overvåge deres evne til at gennemføre procedurerne. Giv dem incitamenter til at tackle de nye procedurer ved at minde dem om, at de nye procedurer vil forbedre deres evne til at udføre deres arbejde.
Bed om tilbagemelding om de nye procedurer. Ofte gennemføres procedurer for at forbedre et aspekt af operationen. Ingen er mere bekendt med fordele og ulemper ved proceduren end dem, der bruger det direkte. Få deres feedback for at sikre, at proceduren er effektiv.
Få vejledningen tilgængelig. Udgiv procedurerne på internettet, send e-mail påmindelser og leverer en kopi til medarbejderne.
