En kontaktrapport dokumenterer alle de emner, der diskuteres under møder, konferenceopkald og telefonopkald. Et sådant eksempel på en kontaktrapport bruges under fundraising; det opsummerer de emner, en fondsudviklingsprofessor diskuterer med en potentiel donor. Rapporten hjælper dig med at afklare eventuelle misforståelser eller spørgsmål om, hvilke parter der deler oplysningerne. At skrive en kontaktrapport kan virke vanskelig og ubrugelig, men i det lange løb kan det spare tid og minimere frustration.
Spørg alle navnene på alle i mødet, telefonkonferencen eller telefonopkaldet. Skriv dem ned øverst på dit papir sammen med dato og klokkeslæt, hvor mødet begyndte og sluttede.
Tag notater om alle vigtige aspekter af mødet, telefonopkald eller konferenceopkald.
Skriv din kontakt rapport, der henviser til dine møde notater. Indtast firmaets navn og den person, der repræsenterer virksomheden, samt det andet selskabs navn eller dets repræsentant.
Log dato og kontaktmiddel. I forretningssager dokumenterer navnene på alle medarbejdere eller personer, der var involveret i mødet; hvad der skete af betydning i mødet; hvem sagde hvad; Hvilke oplysninger blev drøftet, og hvad blev der opnået? næste punkt at tale om, eller om alt var afgjort og i det første tilfælde, datoen for det næste møde.
Se over kontaktrapporten og sørg for, at intet mangler. Tilføj eventuelle manglende detaljer.
Send kontaktrapporten, enten via e-mail, fax eller post.
