Enkelt sagt er en direkte rapport en medarbejder, der forvaltes af og rapporterer til en anden umiddelbart op kommandoen i organisationsstrukturen. Således kan du bruge den dumme sætning "den direkte rapport rapporterer direkte" for at definere udtrykket. Direkte rapporter svarer ikke kun til en leder eller en tilsynsførende, men kan også optage forskellige myndighedsstillinger selv afhængigt af virksomhedens eller agenturets organisationsstruktur.
Tips
-
En medarbejder, der rapporterer til en anden, er en direkte rapport. De kan også have medarbejdere, der rapporterer til dem, hvem vil være deres direkte rapporter.
Organisationsstruktur
Mange virksomheder udpeger autoritets- og ansvarsområder i et rangeret arrangement af stillinger. For eksempel kan et simpelt hierarki for en lille detailvirksomhed bestå af ejeren, general manager og salgsassocierede. I denne struktur er salgsassociationer direktørens direkte rapporter, mens generaladministratoren rapporterer til ejeren.
Større virksomheder, især konglomerater og multinationale selskaber, har flere niveauer i organisationsstrukturen, ofte med flere afdelingschefer på samme niveau, der forvalter separate grupper af direkte rapporter. Det er ikke ualmindeligt, at de øverste direktører alle bærer titlen som vicepræsident, såsom vicepræsident for operationer, vicepræsident for salg og vicepræsident for økonomi. Selvom vicepræsidenterne ofte har flere direkte rapporter, er medarbejderne direkte underordnet dem, og de betragtes som direkte rapporter fra præsidenten eller administrerende direktøren.
Tips om administration af direkte rapporter
Effektiv styring af direkte rapporter kræver, at hver person på holdet kender hans eller hendes rolle og ansvar for at opfylde virksomhedens overordnede mål. For at opnå dette er åben og direkte kommunikation en nødvendighed, som det sikrer, at hver medarbejder føler sig værdsat.
Kend dit personale
University of California, San Francisco Human Resources Department anbefaler fire vigtige tiltag for at lade dine direkte rapporter vide, at du værdsætter dem. Først skal du kende hver direkte rapport - hvilke fritidsaktiviteter hver nyder, enhver arbejdsplads bekymringer, og hvad hver forventer af dig som leder. For det andet vedtage en ledelsesstil, der passer til deres behov som bidragyder til dit hold. Tredje, velkommen medarbejderbidrag og engagere dine direkte rapporter i beslutningstagning, der påvirker deres rolle. Endelig giv dem de værktøjer, de har brug for for at få succes i deres individuelle roller og som holdmedlemmer.
Anerkend godt arbejde
Som Kristi Hedges skriver i en 2011 Forbes artikel "Fem ting at aldrig sige til dine direkte rapporter", er det vigtigt, at direkte rapporter anerkendes for kvalitetsarbejde. Derudover hedder Hedges - en ledende udviklingskonsulent, virksomhedsejer og executive coach - at du aldrig bør sammenligne en medarbejder, du fører tilsyn med dig selv i en forudgående rolle. I stedet skal medarbejderen gøre sit arbejde uden at hoppe ind for at vise, at du kan gøre det bedre.
Administrere direkte rapporter fjernt
Rebecca Knight, en Wesleyan Universitetslærer og freelancejournalist, interviewede eksperter for at få dem til at styre direkte rapporter fjernt. Knight beskrev konsensus i hendes artikel i Harvard Business Review i 2015, "Sådan administreres fjernbetjeningsrapporter" som ledere skal give klare detaljer for at rette rapporter om, hvad der forventes af ham, og hvor ofte og via hvilke midler skal han kommunikere med lederen. Besøg de direkte rapporter regelmæssigt og kendskab til hver medarbejders arbejdsmiljø.
