Udvikling af et omfattende filhåndteringssystem til din restaurant hjælper dig med at styre medarbejdere og forretninger. Dual arkiveringssystemer er effektive, især hvis filer gemmes online. Filer kan gemmes på en let at finde sted, som et kontor arkivskab, og følsomt personale og finansielle filer kan sikres. Et fysisk papirkopieringssystem skal vælges ud fra mængden af indleverede oplysninger, mens et online arkiveringssystem har flere muligheder.
Vælg et arkiveringssystem
Filer gemt online kan opdeles i fortrolige og åbne kategorier. Adgangskode beskytter følsomme oplysninger som f.eks. Økonomi- eller medarbejderfiler. Filer, der skal bruges til regelmæssigt af medarbejdere, kan gemmes i en delt mappe under specifikke overskrifter som leverandører, leverandører og vedligeholdelse. Filer, der er gemt i et skab, kan alfabetiseres efter emne, eller for store filer, efter emne med en underafdeling pr. Kategori. For eksempel kan en leverandørfil have individuelle alfabetiserede filer, der identificerer leverandørnavne eller deres firmaer.
Finans
Udvikling af et arkiveringssystem, der giver mulighed for nem adgang til finansielle rapporter, er afgørende for hverdagsoperationerne samt månedlige, kvartalsvise og årlige regnskabsrapporter og årsskifte og skatforberedelse. Finansielle oplysninger skal opbevares på et sikkert sted, f.eks. En låsekasse eller i en adgangskodebeskyttet computerfil. Dokumenter omfatter gældsforpligtelser og tilgodehavender, lønningslån, lån og kreditlinjer, interne og eksterne revisioner og skattejournaler og daglige indtægter. Kategoriser filer i tidslinjer, så de, du refererer regelmæssigt til, som f.eks. Daglige salgsdata, er inden for rækkevidde, og dem, du gennemgår med jævne mellemrum, som kvartalsrapporter, er bag på kabinettet.
Beskæftigelse
Organiser blanke og udfyldte ansættelsesansøgninger, orienterings- og træningsmaterialer, arbejdsplaner og skriftlige regnskaber om medarbejderrapporter, klager eller påstande. Sidstnævnte er nyttigt, hvis en medarbejder indgiver et klagepunkt i forbindelse med opsigelse, diskrimination eller chikane. Hvis en medarbejderfil indeholder sundhedspapirer og socialsikringsnumre, kategoriseres filerne i numerisk rækkefølge og gemmer nummertasten på en anden placering.
Leverandører
Opdel sælgerfiler i fødevarer, drikkevarer, øl, spiritus og restaurantforsyningskategorier. Inkluder individuelle filer for nuværende leverandører og potentielle leverandører. Filerne skal indeholde kopier af kontrakter, bestillingsskemaer, kvitteringer, prisstrukturer, leveringsplaner, kontaktnavne og telefonnumre. Du kan gemme sælgerfiler tæt på en leveringsdør eller på lederens kontor for nem reference.
Forsikring
Forsikringsdossier skal indeholde kopier af politikker og navn og kontaktoplysninger for forsikringsagenten, der repræsenterer hver politik. Medtag et fornyelsesdiagram, der angiver, hvornår politikker skal revideres. Gem en kopi af forsikringsdossierer off-site i tilfælde af en nødsituation.
Bygning og vedligeholdelse
Uanset om restaurantfaciliteten ejes eller lejes, skal du vedligeholde en fil til vedligeholdelses- og reparationsregistre. Medtag en liste over rengøring, bortskaffelse af affald, genanvendelse, generel vedligeholdelse, VVS og reparationstjenesteudbydere. Gem oplysningerne til vedligeholdelse af videospil, jukebokse eller salgsautomater. Ligesom leverandørfiler skal vedligeholdelses- og nødkontaktnumre placeres på et sted, hvor enhver medarbejder hurtigt kan få adgang til dem, f.eks. En værtinde, kassererbord, bag baren eller i køkkenet.
Sundhed og sikkerhed
Vedligeholde en fil afsat til sikkerheds- og sikkerhedsdokumentation. Dette omfatter en kopi af restaurantens sundhedsafdeling rapporter og citater, skriftlige regler om medarbejdernes sundhedstiltag som håndvask, brug af handsker og hårnettet og detaljeret udstyr sanitisering instruktioner. Inkluder også dokumentation af procedurer vedrørende fødevarehåndtering, forberedelse og opbevaring. Lav kopier af relevante regler og regler og send dem på passende steder, hvor medarbejderne er sikre på at se dem.
Skader og hændelser
Opret en fil for at inkludere rapporter om medarbejder- og kunderelaterede skader. Dokumentere vidner til hver begivenhed og give så mange understøttende detaljer som muligt, herunder årsagen til skaden, de handlinger, der er truffet efter skaden og resultatet. Medtag kopier af politiets rapporter, hvis myndighederne af en eller anden grund bliver kaldt til restauranten.
