Formular 944 blev specielt designet af Internal Revenue Service til at lindre små virksomheder af behovet for at indlevere deres ansatte kildeskat afkast hvert kvartal via Formular 941. Begge disse former bruges til at indberette føderal indkomstskat, Medicare og Social Security fradrag, der tilbageholdes fra medarbejderkontrol. Arbejdsgiveren er også forpligtet til at rapportere sine bidrag til Medicare og Social Security. Når du først har registreret dig som arbejdsgiver hos IRS, er det ret vanskeligt for dig at kvalificere dig til ikke at sende Form 944, selvom du ikke har en enkelt medarbejder.
Ideen er, at ejeren af små virksomheder også skal indskrive deres skat, men da de indgiver sådanne små beløb, er det ikke praktisk at indskrive deres skatter mere end en gang om året. Det ville være praktisk, hvis de kunne få det over med i en årlig arkivering.
Formular 944 versus 941
Både Form 941 og Form 944 bruges af arbejdsgiverne til at rapportere deres medarbejders beskæftigelsesskatter. Så hvordan ser situationen ud for Form 944 vs 941?
Den største forskel mellem de to er, at Form 944 indgives årligt, snarere end kvartalsvis som 941. Som arbejdsgiver har du ikke lov til at bruge begge blanketter inden for samme år i samme periode. Du kan bruge enten den ene eller den anden, som afhænger af dine specifikke omstændigheder. De fleste arbejdsgivere foretrækker at indsende formular 941, hvilket betyder, at de foretager deres arkivering kvartalsvis. Det er først, når en arbejdsgiver opfylder de kvalifikationer, som de har lov til at indsende formular 944.
Hvem bruger Formular 944?
Formular 944 er til et bestemt formål, og det er at hjælpe de mindste arbejdsgivere til at indlevere deres beskæftigelsesskatter årligt, snarere end kvartalsvis. IRS anser en arbejdsgiver for lille, når deres skattebetalinger for beskæftigelsesskat ikke overstiger $ 1.000 om året. Der er dog et par andre krav, du skal opfylde for at kvalificere dig til at sende formular 944.
Meddelelse fra IRS
Der er situationer, hvor IRS vil underrette en arbejdsgiver om, at de skal bruge Form 944 til at indgive deres ansættelsesafgift. Når det sker, er arbejdsgiveren forpligtet til at indsende formular 944 for deres ansættelsesafgift på årsbasis. Dette gælder, selv om arbejdsgiveren hellere vil bruge Form 941 til at indgive deres ansættelsesafgift.
Nogle gange forudser en ny arbejdsgiver, at de med rimelighed ikke vil betale mere end $ 1.000 i arbejdsskatter i deres første årsværk. Hvis det er tilfældet, kan de fil Form 944 og angive deres forventninger i linje 13 og 14 i Form SS-4 eller SS-4PR, samtidig med at de ansøger om deres EIN- eller arbejdsgiveridentifikationsnummer.
Hvis arbejdsgiveren ikke giver disse oplysninger, når de ansøger om deres EIN, forventes de at bruge Form 941 til at indgive deres arbejdsskatter kvartalsvis.
Hvem filer formular 944?
Det er ligegyldigt, om du havde en enkelt medarbejder eller hvis du havde 10; så længe du havde medarbejdere i året, skal du arkivere Form 944. Det er ligegyldigt, om medarbejderne har tjent meget små penge eller mange penge det pågældende år.
Dine krav til arkivering vil blive baseret på de lønninger, du har betalt dine medarbejdere i løbet af kalenderåret. Dette er vigtigt at huske, da der er situationer, hvor dine medarbejdere måske har fået løn i det foregående år, men du betalte dem i indeværende år. Følgelig vil dine krav til indgivelse blive baseret på de lønninger du har betalt, uanset hvilken periode de blev optjent.
For eksempel, siger dine medarbejdere arbejdet i en bestemt uge, men blev betalt en uge senere. Det sker bare så, at det var den uge, der så overgangen fra december til januar. I januar udstedte du lønnen for de timer, der blev arbejdet i december. Du vil rapportere alle de lønninger, du betaler dine medarbejdere til IRS, baseret på kalenderåret. Det betyder at du skal sende Form 944 til alle lønningerne til december, der blev betalt i januar.
Arbejdsgivere med ingen ansatte
Det er rimeligt at spekulere på, hvad der sker, når du ikke har nogen ansatte. Skal du stadig sende Form 944? Skal du sende Form 941? Er der nogen anden form for formular du burde arkivere? Der er fem situationer at overveje: lukket forretning; ingen ansatte; ændring i forretningsstruktur solgte virksomheden eller fusionerede virksomheden. Hvert scenario har forskellige regler for arkivering.
Lukket forretning eller ingen ansatte
Hvis du slet ikke har nogen medarbejdere, og du ikke tror, at du skal ansætte nogen i fremtiden, forventes du at sende Form 944 en sidste gang.
Hvis du beslutter dig for at lukke din virksomhed, skal du også indsende en endelig formular 944.
På side to, del tre af Form 944, forventes du at markere feltet og indtaste datoen for din endelige lønningsliste. Du skal også inkludere en note, der rådgiver IRS, hvor de vil få lønningsregistre og hvem der vil beholde dem. Dette er vigtigt, da IRS skal vide, at de kan registrere dine optegnelser til enhver tid, selv efter at du lukker din virksomhed. Derfor bør du ikke forsømme at sende formular 944.
Ændret din juridiske forretningsstruktur
Lad os sige, at din virksomhed startede som et partnerskab, og nu vil du konvertere det til en enebolig. I dette tilfælde skal du ansøge om et nyt arbejdsgiver identifikationsnummer. Og så kan du arkivere Formular 944. Du skal dog inkludere en erklæring i formularen, der angiver arten af ændringen til din virksomheds struktur, som f.eks. Ændringen fra et partnerskab til en eneboliger. Du skal også nævne, hvornår ændringen skete, og navn og adresse på den person, der bevarer dine lønningsregistre.
Du har solgt din virksomhed
Hvis du sælger din virksomhed, svarer situationen til hvad der sker, når du lukker din virksomhed. Du skal indsende en sidste formular 944 og rapportere alle de lønninger du har betalt til dine medarbejdere før salget af virksomheden. Eventuelle lønninger, som den nye arbejdsgiver betaler til medarbejderne efter salget, er ansvarlig for denne arbejdsgiver at indberette.
Du har slået din virksomhed sammen
Den samme regel som at sælge din virksomhed gælder, hvis du fusionerer din virksomhed med en anden. Hvad du effektivt gør, er at afslutte en virksomhed og starte en anden. Det kan også betragtes som en ændring i din virksomheds struktur, f.eks. Når du konverterer det fra en eneboliger til et partnerskab.Du skal indsende en sidste formular 944 og rapportere alle de lønninger du betalte til dine medarbejdere, før fusionen skete.
Under alle omstændigheder skal du huske, at formålet med Form 944 er at gøre det muligt for den lille virksomhedsejer at indsende deres skatter bekvemt. Hvis du betaler mere end $ 1.000 i skatter i et givet år og har flere medarbejdere, er det ikke kun mere hensigtsmæssigt at indsende Formular 941, men det er også obligatorisk.
