Records management er en must-have funktion af virksomheder, nonprofit organisationer, offentlige myndigheder, sociale agenturer, medicinsk, handel, finans, skoler, gymnasier og universiteter og alle andre typer enheder, der genererer oplysninger, der skal opbevares i et bestemt tidsrum. Individuelle husholdninger skal også udøve god registrehåndtering. Records management er desuden en systematisk, organiseret, planlagt og kontrolleret proces til styring eller sporing af journalernes livscyklus. En rekord kan være et håndgribeligt papirobjekt, eller det kan være i digital eller elektronisk form. Records kan holdes på finansielle, medicinske, informative, formelle dokumenter, kontorsdokumenter, lønningslister, regeringsformer og e-mails blandt hundredvis af andre typer poster. Records management adresserer de tre faser af livscyklus for optegnelser: Oprettelsen eller modtagelsen af en rekord; vedligeholdelse, sikker opbevaring, hentning eller generel brug af en post bortskaffelse af en rekord.
Oprettelse af Records
Oprettelse eller modtagelse af optegnelser er, hvad der skaber efterspørgslen efter journalhåndtering. Det være sig en ansættelsesansøgning, en faktura eller en lagerregnskabsrapport, når rekorden er oprettet, skal alle andre operationer eller ledelsesfunktioner for den rekord være ansat. En funktion i processtyringsprocessen er at bestemme strømmen af posten, når den er oprettet eller modtaget. Hvem skal se posten? Hvor går posten efter, at alle har set eller handlet på posten (f.eks. Registrering af betaling på konto)? Hvem er ansvarlig for at sikre sikker opbevaring af posten? Alle disse spørgsmål har brug for velkommunerede svar.
Vedligeholdelse af optegnelser
Vedligeholdelse af posten involverer udvikling af operationer til at gemme posten. En række overvejelser skal realiseres ved lagring af optegnelser, herunder at gøre posten tilgængelig til hentning af dem, der skal henvise til oplysningerne eller have adgang til den personlige karakter af posten. Den anden side af at gøre pladen tilgængelig angiver hvem der ikke har adgang til posten. Når posten er ude af lageret, er det afgørende for god rekordadministration at have et system til rådighed for at afgøre, hvem der har posten, hvor de har posten, og hvornår de har til hensigt at returnere posten. Sikring af korrekt aflevering af posten er også en vigtig del af registreringsstyringssystemet. Sikker opbevaring af optegnelser kan omfatte lagring af digitale kopier af hver rekord af lokaler i et andet kontor eller i et pengeskab i banken. Optegnelser skal opbevares på et tørt og køligt sted for at forhindre skade på enten papir eller elektroniske kopier. Arkivprocesser er en del af vedligeholdelsesfasen i registrehåndtering. Bestemmelse af, hvornår en post bliver godkendt til arkivering, er en del af arkivstyring. Valg af, hvor arkiverne arkiveres, og hvor lang tid arkiverne arkiveres, er også en del af denne funktion. Nogle optegnelser som historiske optegnelser kan holdes for livet og nogle gange ud over virksomheden. For byer, stater og townships skal historiske arkiver muligvis opbevares i ubestemt tid.
Afsendelse af poster
Disponering af optegnelser i den rette tidsramme er kritisk. Afsendelse af de fleste optegnelser skal udfyldes ved makulering. Overvejelser om bortskaffelse omfatter, hvor længe posten skal opbevares. Tidsrammen for opbevaring af optegnelser afhænger af arten af posten. Nogle rekordopbevaring er dikteret af offentlige bestemmelser, såsom skattejournaler, nogle af bankerne for låneledelse og nogle af lovmæssige retningslinjer som inkorporeringspapirer. Det omfatter også at bestemme, hvordan optegnelser bortskaffes som f.eks. Ved makulering i virksomheden eller ansættelse af et eksternt firma for at rive og udvikle et sporingssystem for bortskaffelse, kan også være nyttigt. Notering af hvilke poster efter kategori, hvor bortskaffes, hvordan de blev bortskaffet, og hvor kan det være til gavn for langtidsregistrering. Endvidere kan implementering af en afmærkningsmekanisme til bortskaffelse af dokumenter hjælpe med at sikre, at alle, der har brug for at vide, ved, før der registreres nogen fortegnelser.
Andre overvejelser for Records Management
Adskillige andre muligheder for at rumme med et rekordstyringssystem omfatter dokumentation og kommunikation af de politikker og procedurer, der er forbundet med alle records management, udvikling og gennemførelse af kontrolmekanismer og procedurer for hver fase af records management og at holde records management systemer enkle og nemme at kommunikere og nemt at styre.
Ressourcer til Learning Records Management
Der er hundredvis af ressourcer til rådighed til at lære effektiv arkivstyring. Tekniske skoler, gymnasier og universiteter, online træning og referencebøger vrimler på den lokale boghandel eller college boghandel, der kan hjælpe med at udvikle et effektivt og lovgivende records management system. Kontroller altid altid lokale, statslige og føderale bestemmelser om specifikke regler for registrehåndtering.
