Uanset om du har et lille firma eller et stort firma, er det vigtigt at gemme og administrere de dokumenter, der er oprettet i forretningen, korrekt. Disse kan omfatte alt fra digitale filer og selvangivelser til kontrakter og projektrapporter. Det er her dokument- og registreringsadministrationen kommer ind. Dets hovedmål er at behandle registreret information, forbedre generelle arbejdsprocesser og give hurtigere hentning af data. Der findes flere typer rekordstyringssystemer, og hver har karakteristiske egenskaber.
Hvad er et records management system?
Manglende erhvervskvitteringer eller fakturaer, fejlfilede dokumenter og korrupte filer er alle almindelige klager blandt virksomhedsejere. Mellem 2005 og 2018 blev over 22 millioner poster udsat i USA som følge af databrud. Derudover bruger medarbejderne halvdelen af deres tid på at søge efter oplysninger relateret til deres virksomheds aktivitet. Mere end 26 procent siger, at datastyring i deres organisationer er noget kaotisk.
Virksomheder store og små er forpligtet til at holde deres optegnelser i en vis periode. Bank- og kreditkortopgørelser skal f.eks. Opbevares på et sikkert sted i mindst syv år. Det samme gælder for udarbejdelse af skattelettelser. Investerings kontoudskrifter, annullerede checks og pay stubs skal opbevares i mindst et år.
Hvad hvis disse dokumenter går tabt eller beskadiget? Forestil dig at tænde computeren for at indse, at den er blevet hacket. Hvis din kontorbygning får ild, kan alle dine filer tabt for evigt. Sikker på, at du altid kan holde kopier på en anden placering, men det ville medføre mere plads og højere omkostninger.
Et arkivstyringssystem, også kendt som et RMS-system, kan gøre alt meget lettere. Denne form for software giver dig mulighed for at gemme, finde og bruge officielle poster som bevis på transaktioner, betalinger og andre forretninger. De seneste dokument- og registreringsadministrationsprogrammer har avancerede funktioner som søgeværktøjer, scanningsfunktioner, retention og klassificeringsværktøjer, compliance tracking funktioner og mere.
Rekordhåndtering sikrer ikke kun, at dine filer er tilgængelige, når du har brug for dem, men det kan også forbedre arbejdsgangen og produktiviteten i din organisation. Medarbejdere vil hurtigt kunne hente data, behandle oplysninger, identificere ejeren af hver serie af poster og eliminere overflødige data.
Cloud-Based Records Management Software
Med et skybaseret records management system har du alle dine dokumenter på ét sted. Denne digitale lagringsløsning virker som et lager for filerne i din organisation, så du kan få adgang til dem når som helst og hvor som helst. Det er især nyttigt for virksomheder med fjerntliggende hold samt de med kontorer på flere steder.
Denne type RMS-software holder dine filer sikre og eliminerer behovet for yderligere programmer til at udføre rutinemæssige sikkerhedskopier. Desuden giver det brugere mulighed for at tildele bestemte filer til andre holdmedlemmer og sende beskeder i realtid i stedet for at sende e-mails frem og tilbage. Da dataene er gemt på værtens servere, er det mindre sårbart for cyberangreb.
Enterprise Records Management Software
Store organisationer vælger typisk software til forvaltning af virksomhedsregistre. Disse programmer har avancerede evner og kan gemme, organisere og behandle store mængder data. Med et virksomheds RMS-system finder du det lettere at håndtere fysiske og digitale optegnelser, spore status og placering af hver fil og overføre dine data fra gamle systemer til den nyeste software.
For at opnå de bedste resultater skal du vælge et program med sikre brugeradgangskontroller, realtidsdataindeksering og bortskaffelsesstyringsmekanismer. Et pålideligt virksomheds RMS-system giver dig mulighed for at placere poster i venteposition, gennemføre fuldtekstsøgninger og importere fysiske og digitale optegnelser i ethvert format fra enhver kilde. Disse funktioner kan strømline dine forretningsaktiviteter og føre til bedre beslutningstagning.
Disse typer af registreringsstyringssoftware kan yderligere opdeles i flere andre kategorier. Indholdsstyringssystemer, dokumenthåndteringssystemer og digitale billeddannelsessystemer er blot nogle få at nævne. Hvilken man vælger afhænger af virksomhedens behov og budget.
