JISC InfoNet beskriver registrehåndtering som systematisk styring af alle poster sammen med de oplysninger eller data, de indeholder. Tidligere blev disse arkiver gemt i papirformat, og hver stor organisation havde et register, nogle gange bemandet af en hær af clerks. I dag har elektroniske databehandlingssystemer overtaget. Både manuelle og elektroniske records management systemer har klare fordele såvel som ulemper.
Data hentning og deling
En ledende årsag til, at mange organisationer har gået papirløse, er den lethed, som et elektronisk system muliggør informationssøgning og deling af. Når data opbevares på papir og gemmes i et register, giver hentning det en udfordring. Desuden kan oplysningerne kun bruges af en person ad gangen. Mens elektroniske systemer løser dette problem, kommer de også med andre udfordringer.
Udstyrsomkostninger og potentiale for forældelse
Når en organisation går papirløs, er der enorme mængder data, der holdes på papir, der skal scannes og gemmes i et digitalt format. Den nødvendige hardware og software til denne øvelse kostede en betydelig sum penge. De oprindelige omkostninger til side er en væsentlig ulempe ved elektroniske systemer, at både hardware og software bliver forældede på relativt kort tid. Hardware kan kræve udskiftning i så lidt som 18 måneder, mens software skifter hvert 2-3 år.
Elektroniske systemer og folkeproblemet
Implementering af et elektronisk journalstyringssystem kræver en ændring i medarbejderens holdninger. Enhver radikal ændring i en organisation ses med skepsis af mange medarbejdere, som ikke er sikre på, hvordan sådanne ændringer vil påvirke dem. Når ældre måder at organisere filer på er erstattet af nye, føler medarbejderen et tab af kontrol, og dette skal løses af forsikringer fra arbejdsgiveren - og understøttes af succesen af det implementerede system.
Sikkerhed og andre problemer
Med den øgede informationsdeling, som et elektronisk registreringsstyringssystem muliggør, kommer spørgsmålet om sikkerhed. Medmindre der træffes passende foranstaltninger, bliver det muligt for fortrolige virksomhedsoplysninger at ende i de forkerte hænder. Desuden kan styring af registre blive et problem, når systemet er tilstoppet med unødvendige optegnelser (såsom dokumentkopier). Det er ikke ualmindeligt at finde situationer, hvor en betydelig mængde optegnelser er faktisk junk mail.
