Google Docs er et kraftfuldt fildelingsværktøj, som virksomheder kan bruge til at offentliggøre arbejdsplaner. Du kan opnå dette ved at oprette tidsplanen direkte i Google Dokumenter. Når du regelmæssigt udgiver en arbejdstidsplan, forhindrer du miscommunication, der kan medføre, at skift er afdækket af medarbejdere, som ikke var klar over, at de var planlagt til at arbejde.
Brug frie arbejdsplanskabeloner
Google Docs opretholder et stort bibliotek med gratis og brugsklare skabeloner. For at få adgang til en skabelon skal du åbne et nyt Google Docs-dokument og derefter søge skabeloner med ordene "arbejdsplan". De fleste arbejdstidsplaner bruger en uge-til-uge-format, fordi arbejdsgiverne offentliggør hver uge. Hvis ingen skabelon opfylder skemaets behov, skal du oprette en brugerdefineret skema i et andet program.
Opret en tilpasset tidsplan
Som Google Dokumenter har Google Sheets skabeloner, som ledere kan tilpasse. Find disse i Sheets under menuen Galleri Galleri. Du skal blot vælge Planlægning fra listen og derefter tilpasse felterne ved at erstatte skabelondata med tidsplaner og medarbejdernavne. Slet eventuelle rækker og kolonner, der ikke er nødvendige.
Opret en tidsplan fra bunden ved at åbne en ny fil. Klik på Start et nyt regneark på hovedsiden, og brug overskriften til titlen dokumentet som "Ugentlig planlægning" eller andet ønsket navn. Brug den første række til at definere de datoer, tidsplanen dækker.
Dernæst opret et diagram, hvor de vandrette kolonneoverskrifter lister ugens dage, og rækkerne viser skiftetiderne. Indsæt medarbejdernavne i de tilsvarende skiftkasser. Gem filen til Google Docs under et passende filnavn.
Administrer medarbejdertilladelser
Arbejdsgivere vil have medarbejdere til at læse tidsplanen og måske downloade en fil for at gemme på pc'er eller enheder. Men medarbejderne bør ikke have lov til at redigere tidsplanen. Som standard giver Google Docs medarbejdere mulighed for at læse og downloade filer, der er delt med dem.
Del filer ved at klikke på ikonet med en persons silhuet og plustegn, der repræsenterer "Del". Indtast e-mailadresserne for de medarbejdere, du vil dele filen med. Kontroller tilladelserne, før du sender email-linket for at sikre, at dokumentet er skrivebeskyttet.
For tilladelser skal du vælge "kan se" i stedet for "kan redigere", og vælg derefter knappen Del for at offentliggøre tidsplanen for medarbejderne. Medarbejderne modtager en mail, der meddeler dem, at en ny tidsplan er blevet offentliggjort. E-mailen indeholder et link til tidsplanen.
Indstil regelmæssige skemaer
At holde en skabelon i skemaet gør det lettere at planlægge hver uge. Indstil en standard dag og tid for at offentliggøre tidsplanen og del den med alle medarbejdere via e-mail på samme tid.
Navngiv tidsplanfilerne på en nem at finde måde som "Jan. 15 Shift Schedule." Dette reducerer forvirring og gør det muligt for medarbejderne at notere planlægning af uoverensstemmelser eller problemer hurtigt. Opret firmapolitikker, der kræver, at medarbejderne giver den ønskede meddelelse om ændringer i tidsplanen.
