Uanset hvor svært du forsøger at undgå dem, kommer kommunikationshindringer op mellem medarbejdere, ledere og kunder. En manglende kommunikation kan forårsage unødige forsinkelser, frustration og potentielt tabt forretning. Den gode nyhed er, at der er måder at overvinde hindringer for kommunikation for at holde din virksomhed i gang.
Hvad er kommunikationsbarrierer i erhvervslivet?
Kommunikationsbarrierer kan findes overalt i erhvervslivet, fra top down til middle management til eksterne relationer. Kommunikationsbrud opstår organisatorisk, f.eks. Når gruppemedlemmer er isoleret eller individuelt, når en person fejler eller ignorerer, hvad en anden siger. De kan opstå ved for mange distraktioner på arbejdspladsen eller ikke nok klarhed om et projekt. Nogle eksempler på fælles kommunikationshindringer, som du måske ser i din virksomhed, er:
- Distraktion. Hvis du ikke er til stede i en samtale, vil det sandsynligvis resultere i fejlkommunikation. Uanset om det går fra flere afbrydelser, multitasking eller rushing til dit næste møde, bliver distraheret en kommunikationsbarriere, der kan forårsage mange problemer. Det er også en, der er let at afhjælpe, hvis du lærer at fokusere og være til stede i øjeblikket.
- Dårlig forvaltning. Når medarbejderne ikke kan lide deres ledere eller ikke føler at de kan tale åbent for dem, lukker kommunikationskanalerne hurtigt ned. Ledere, der ikke giver feedback, ikke lytter til problemer, kan ikke tale åbent om relevant virksomhedsvirksomhed eller vil ikke stille spørgsmål om deres medarbejdere skabe hindringer for kommunikation, der ikke behøver at eksistere.
- Manglende samtale. Selvfølgelig er den bedste måde at kommunikere på at have en samtale. I disse dage er der dog større sandsynlighed for, at der er tale om tekst eller e-mail, når de har et problem at diskutere. Denne type ensidige samtale fører ofte til unødige misforståelser og frustration og kan være spild af tid. Et problem, der kan håndteres i en direkte, 15-minuts tale til ansigt til ansigt, bliver i stedet en dagslang angstfremkaldende udveksling af ord, der ikke har nogen løsning.
- Fysiske barrierer. Når ledelsen isolerer sig på en anden etage i bygningen fra resten af arbejdsstyrken eller arbejdshold tildeles adskilte kontorer, skabes der fysiske hindringer, der fører til dårlig kommunikation.
- Personlighedsforskelle. Chancerne er, at du har flere typer personligheder, der flyder rundt om din virksomhed. Der er også en god chance for, at nogle af disse personligheder bare ikke maskerer og har forskellige kommunikationsformer, hvilket fører til misforståelser, stereotyper og tavshed.
- Manglende klarhed. Når det handler om interessenter, kunder og medarbejdere, er det vigtigt at have klare virksomhedspolitikker. Hvis du ikke gør det, skaber du ofte forvirring og frustration, der fører til, at folk ikke ønsker at gøre forretninger med dig.
Hvis du tager tid til at vurdere din arbejdsplads for at lære, hvordan folk kommunikerer, vil du sandsynligvis finde disse og andre almindelige eksempler på kommunikationshindringer. Nogle kan løses hurtigere end andre, men alle kræver villig deltagelse og gode kommunikationsfærdigheder fra dit team.
Kommunikationsbarrierer Eksempler
Ikke alle hindringer for kommunikation er indlysende. Det kan virke som om du snakker og bliver produktiv, men det er først senere, at du er klar over, at intet faktisk er opnået. Sådan kan et holdmøde med en manager blive diskuteret med kommunikationsbarrierer:
Holdet mødes kl 10:00 med lederen for at gå over en kommende netværksbegivenhed. Teammedlemmer ankommer straks, men lederen har en telefonsamtale. Alle sidder uhyggeligt i rummet, uden at vide, hvornår samtalen slutter, og når mødet rent faktisk vil starte.
Ti minutter senere fokuserer lederen sin opmærksomhed på personerne i lokalet og beder om en dagsorden for mødet. Ingen har en, så nogen scrambles for hurtigt at skrive en. Mens det gøres, bliver lederen distraheret af et andet telefonopkald, en der kræver, at han forlader kontoret om 15 minutter for at mødes med nogen offsite. Det resulterer i et forhastet møde, hvor folk ikke stiller mange spørgsmål, fordi de ønsker at dække så meget materiale som muligt i den begrænsede tilgængelige tid.
Når mødet er slut, og alle er tilbage på deres kontorer, kan teamet indse nogle ting: De dækkede ikke nogle vigtige ting, der skulle diskuteres, de følte sig forstyrret og ignoreret af lederen, mens de forsøgte at diskutere, hvad de dækkede og de er ikke længere sammen med deres planlægning af det kommende netværksbegivenhed, end de var før mødet. Kommunikationshindringer resulterede i spild af tid og manglende produktivitet for alle involverede.
Andre kommunikationshindringer er åbenlyse, ligesom teammedlemmet, der holder din opgavefrist uden at give dig en grund eller lederen, der melder ud og spiller med sin telefon, hver gang du forsøger at holde en samtale. Det kan være organisatorisk bureaukrati, der forhindrer nye ideer fra nogensinde faktisk at komme til fruition eller manglen på intraoffice socialisering blandt arbejdstagere på forskellige niveauer i virksomheden.
Eksterne kommunikationsproblemer
Hvis du er i en virksomhed, der tjener kunder, er ekstern kommunikation lige så vigtig. For eksempel, hvis du ikke klart annoncerer, hvor længe salgspriserne er i kraft, kan du ende med irate kunder, der insisterer på, at de kun betaler, hvad salgsprisen er en måned senere. Hvis du giver kundeserviceoplysninger på din hjemmeside, men ingen direkte måde at kontakte din kundeserviceafdeling, kan du ende med offentlige klager på dine sociale mediesider i stedet for en klage, der kunne have været håndteret hurtigt og privat.
Uanset om hindringerne for kommunikation er indlysende eller subtile, gør de intet for at hjælpe en virksomhed med at lykkes. Faktisk kan de ende med at forårsage mange flere problemer, end du forventer.
Nedfald af kommunikationsbarrierer
Du må måske tro, at du ikke behøver at bruge tid på at arbejde med kommunikation i din virksomhed, men der er mange konsekvenser for at ignorere kommunikationsproblemer. Kommunikationshindringer fører til frustrerede medarbejdere og klienter, som ikke har lyst til at blive hørt. Når det sker, bliver medarbejderne mindre motiverede, hvilket medfører manglende produktivitet, kreativitet og innovation. Manglende effektiv kommunikation med kunder og kunder kan endda føre til tabte forretninger.
Hvis medarbejderne ikke føler, at hvad de siger betyder eller har nogen indflydelse, kan de stoppe med at tale helt og ikke kommunikere, når noget er forkert, eller når en deadline vil blive savnet. Dette resulterer i ineffektivitet, fejl og en virksomhedskultur, der tilskynder til isolation i stedet for samarbejde.
Når folk ikke har lyst til at have åbne kanaler til at kommunikere, lukker mange ned og går bare gennem bevægelserne på deres job. Dette er sandsynligvis ikke, hvad du vil ske hos din virksomhed, hvorfor det er nødvendigt at prioritere god kommunikation blandt dine medarbejdere og eksternt hos kunder, leverandører og kunder.
Sådan overvinder kommunikationshindringer
Den bedste måde at overvinde kommunikationsbarrierer på er at forhindre dem i første omgang. Dette gøres ved at indføre en klart defineret politik for din virksomhed, der fremmer kommunikation. Det kan være lige så enkelt som at indstille et kort morgenmøde for at løse problemer og projekter eller et mere komplekst hierarki, der beskriver hvem der skal snakke med, når der opstår et problem. På den måde ved alle, at de har en chance for at blive hørt.
Denne kommunikationspolitik skal skrives og revideres med alle nye hyringer, samt regelmæssigt gennemgå og opdateres for at afspejle nuværende teknologi og virksomhedspraksis. Om nødvendigt kan uddannelse i kommunikationsevner og dine specifikke kommunikationspolitikker være nyttig, især for dem, der ikke er de bedste kommunikatorer.
Selv når folk ved, at de har en stikkontakt, der skal høres, er det stadig vigtigt for medarbejderne at deltage aktivt i at forbedre kommunikationen i hele virksomheden. Opmuntre dine medarbejdere til at:
- Tal personligt. Når det er muligt, har du en samtale personligt. På den måde er der ingen forvirring om tone eller mening. Hvis det er, kan det straks håndteres, hvilket eliminerer frustrationer og fejlkommunikation. Opmuntre personalet til at hente telefonen og tale, hvis de ikke kan møde personligt, især hvis problemet er kompliceret. Brug kun email og tekst, når det er en sidste udvej eller et hurtigt spørgsmål.
- Begræns distraktioner. Samtaler kræver både at tale og lytte. Sørg for at du virkelig lytter ved at begrænse afbrydelser, lægge din telefon og fokusere på, hvad den anden person siger. Dette vil hjælpe med at overvinde kommunikationsbarrierer og få den anden person til at føle sig hørt og værdsat. Afvigelser bør begrænses, uanset om det er personligt eller telefonisk.
- Har en åben dørpolitik. Opmuntre en åben dørpolitik, så folk ved, at de kan tale med ledere eller andre hold, når de har brug for det. Denne politik bør omfatte interessenter og klienter, som skal føle, at de kan nå en passende person hos din virksomhed, når de har et problem eller en bekymring.
- Skabe sociale muligheder. Folk er mere tilbøjelige til at engagere sig med folk, de kender. Oprettelse af sociale muligheder inden for din virksomhed og netværksbegivenheder til eksterne kunder kan hjælpe folk med at kende hinanden og åbne kommunikationslinjerne. Når folk har mødt og haft en samtale, vil de sandsynligvis føle sig mere behagelige at tale i fremtiden.
- Hold det simpelt. En anden fælles hindring for kommunikation forsøger at give et godt indtryk. Vær dig selv. Ditch the jargon eller formelle ordforråd i bytte for personlige historier og klart, præcist sprog. Vær venlig, varm og ægte. Hvis det er et professionelt forhold, skal du bevare dine grænser, mens du stadig er følsom over for problemet ved hånden.
- Vær bekræftende. Det er vigtigt at anerkende andres oplevelser og reagere i overensstemmelse hermed. Pas på kroppssprog og følelser samt lyt til de ord, der udveksles. Vær respekt for de oplysninger, du modtager, og eventuelle følelser der opstår. Stil spørgsmål, vær positiv og give nyttige og støttende feedback, når du kan.
- Overvej kultur. Vær opmærksom på udtryk, gester og religiøse og politiske overbevisninger forbundet med forskellige kulturer, som du snakker om, så din besked er ikke misforstået. Det er også vigtigt at kontrollere eventuelle generaliseringer og stereotyper om kulturelle grupper, før man hopper til konklusioner. Hvordan folk tænker, reagerer og ser verden kan variere meget på grund af kulturen.
- Prioriter. Fokuser på kun de oplysninger, du vil formidle i stedet for at lave en informationsdump. For meget information på én gang kan føre til, at lytteren bliver overvældet, hvilket resulterer i manglende handling. Ved at præsentere kun relevant information, kommunikerer du tydeligere, hvad der er vigtigt og hvad modtageren skal gøre.
- Ret dit kropssprog. Kommunikation kommer ikke kun fra ord. Det kommer også fra din krop. Hvordan du sidder og bevæger dig, når du snakker med nogen, siger ofte meget mere, end ord nogensinde kan. Gør øjenkontakt og brug af passende ikke-verbale bevægelser går langt. Undgå at se irriteret, stresset eller distraheret for at forhindre nogen i at snakke med dig.
Med nogle klart definerede politikker, træning og praksis kan du forhindre kommunikationsbarrierer i at bremse din forretning, hvilket vil øge effektiviteten.
