Virksomheder sammensætter ofte hold for at opnå en specifik opgave eller et mål. Projektet går igennem flere trin, og fremskridt overvåges løbende. Projekter styres gennem en række faser, fra at definere projektet til evaluering af projektets succes. Definitionen eller initieringsfasen begynder processen, med teammedlemmer identificeret og en projektleder valgt. I planlægningsfasen er der opstillet mål og ansvar er tildelt. Overvågning sker under udførelsesfasen, når projektets arbejde er gennemført. Den afsluttende fase af evalueringen kommer, når projektet er afsluttet, og der foretages en vurdering for at se, om målene blev nået.
Overvågningsoplysninger
På udførelsesfasen, når projektets aktuelle opgaver er i gang, er det afgørende at overvåge oplysninger for at holde styr på, hvad der udføres. Projektlederen kan lette projektet ved at kommunikere med teammedlemmer og klienter. Gennem praktisk overvågning kan holdlederen sørge for, at de enkelte deltagere forbliver i den oprindelige plan for projektet og fortsat fokuserer på forudbestemte mål. Projektlederen tager omhyggelige noter til at følge alle aspekter af projektet og løse eventuelle problemer der opstår.
Overvågning Progress
Time management overvågning udføres af projektlederen for at sikre, at deadlines bliver opfyldt, da projektet går videre. Tidsark bruges til at overvåge den tid, enkelte gruppemedlemmer bruger på opgaver i projektet. Teamlederen kan identificere og løse eventuelle problemer med tidshåndtering, der opstår.
Overvågning af budgettet
Omkostningsstyring udføres af projektlederen for at sikre, at projektet kommer ind på eller under budget. Omkostningerne i projektet identificeres, og udgifterne godkendes, før et køb foretages. Projektlederen fører en central oversigt over alle omkostninger i forbindelse med projektet. Han kan derefter afgøre, om udgifterne er tilstrækkeligt budgettet, og hvis ikke, yde speciel godkendelse til nødvendige udgifter.
Overvågningskvalitet
For at overvåge kvaliteten effektivt, når projektet skrider frem, skal teamet og projektlederen oprette kvalitetsretningslinjer før gennemførelsesfasen. Når holdlederen ved, hvordan kvaliteten skal måles, kan han træffe foranstaltninger til at måle kvaliteten af teamets output, identificere eventuelle kvalitetsproblemer og foretage eventuelle nødvendige forbedringer.
