Mange non-profit og uddannelsesmæssige organisationer har brug for filantropisk støtte til at opretholde operationer. En fundraising banket er en af de bedste måder at rejse midler til kunst programmer, skoler, hospitaler, advocacy grupper og andre. Disse begivenheder kan virke komplicerede at planlægge og organisere. Start med en god tjekliste, lav en kalender og bede om, at frivillige hjælper. Start måneder forud for banketten dato, og book din placering, catering, talent og underholdning tidligt.
Planlæg arrangementet og køb en planlægningsbog eller notesbog (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) strengt for arrangementet. Vedligeholdelse af en mappe til poster, kontakter, visitkort, kvitteringer, frivillige lister, bookinger, menuer og alle de detaljer, der opstår før, under og efter arrangementet. Få en hjælper så tidligt som muligt, som frivillig koordinator, og begynd at delegere opgaver.
Budget begivenheden. Når du har kendskab til mødestedets maksimale hovedtælling, skal du beregne omkostningerne for at tildele per person til måltider, drikkevarer, gaveposer og andre varer på listen. Figur omkostninger for hver post på tjeklisten, såsom udstyr, personaleomkostninger, husleje, servicegebyrer, drikkepenge mv. Billetpriser og opkrævede midler dækker disse omkostninger, men indledende udlæg omfatter et antal indskud og forskud.
Find og sikret en facilitet til at holde banketten. Dette kan være et stort hotel, stor restaurant, der byder på private fester, en bed and breakfast eller et historisk palæ. Du skal kende den maksimale kapacitet, så du ikke overstiger invitationer til gæster eller sælger flere billetter, end værelset tillader. De fleste kvalitetsvirksomheder vil have personale til at hjælpe planlægning, samt catering og andre tjenester internt.
Bestil din ceremoniemester (MC). Check med lokale talent bureauer. Hvis du vil bestille en "navn" handling eller en berømthed, skal du begynde langt forud for den forventede dato, da nogle har meget travle tidsplaner. Kontakt agenter og ledere til underholdning og book alle talenter.
Bestil invitationer, billetter, programmer og andre tryksager som f.eks. Brochurer i organisationen, for hvilke der opdrættes midler. Hvis du vil holde en auktion, skal du begynde at få elementer doneret. Et team af frivillige kan klare det ansvar. Stille auktioner vil ikke have brug for en auktionær, men en bud auktion vil. Bestem, om din MC vil gøre det, eller hvis du har brug for en separat specialist. Mail invitationer til organisationens donorliste. Sørg for at bemærke, at arrangementet er semi-formelt. Angiv noget, som især gæster skal vide ud over dato, tid, sted og specielle gæster eller underholdning. Sørg for at fremme din auktion.
Annoncer begivenheden gennem nyhedsbreve, onlineannoncering, lokale aviser og radiostationer, der bærer PSA'er (Public Service Announcements) til non-profit. Lokale tv-stationer kan også have en kalender med begivenheder, og lokale nyhedsprogrammer kan lave et kort interview eller plug til arrangementet, så få alle detaljerne klar.
Tal med mødestedets kok eller bestil udenfor catering. Beslut dig om at have en buffet eller fuld service, forgyldte måltider. Fortæl ham dit budget og forventet antal hoveder. Dette kan afklares, jo tættere du får, men det er altid bedre at forberede sig på flere mennesker end du forventer end at mangle de faktiske behov.
Hold kontakten med frivillige, kolleger og alt personale, der arbejder med arrangementet. Tildel en specialassistent til hver berømthed eller underholdningsgruppe for at hjælpe med noget under arrangementet. Mød med alle frivillige på forhånd for at sikre, at de ved, hvordan de skal klæde sig, hvad de skal gøre, hvor de skal være, osv.
Ankomme på begivenhedsstedet meget tidligere på dagen for at dekorere og opsætte rummet. Hvis du tager afsted for at forberede dig, returner du med masser af tid til at møde særlige gæster, kendisser og underholdning og lede dem til, hvor de vil sidde, arbejde eller vente backstage. Hvis du har et live-band, vises de tidligt for at oprette og lave lydkontroller. Overvåg, at de endelige detaljer kommer sammen, og nyd arrangementet. Herefter skal du sørge for, at alt er rengjort, og alt personale eller nøglemedarbejdere er betalt. Indsamle donationskuverter og giv den relevante person, der repræsenterer organisationen.
