Kontraktsforvaltning er praksis for at sikre, at parametrene i en kontrakt følges i overensstemmelse med de retningslinjer, der er beskrevet i selve kontrakten. På grund af dette skal løbende forvaltning af kontraktens livscyklus overholdes for at sikre, at kontrakten er opfyldt i den rette sammenhæng. Den type kontrakt, der forvaltes, fra ansættelseskontrakter til byggekontrakter, kan alle styres ordentligt ved at følge samme metode.
Læs hele kontrakten igennem kontrakten. Fremhæv vigtige datapunkter, herunder tidsrammer og forfaldsdatoer. Markér de kritiske datoer i en kalender eller en anden planlægningsprogram for at sikre, at målrettede gennemførelsestider forstås og overvåges. Fremhæv nøgleområder i kontrakten, der angiver jobopgaver og overordnede kontraktansvar for nøglepersonale, der er nævnt i kontrakten. For eksempel vil en ny byggekonstruktion kontrakt nævne en foreman som kontaktpunkt og ansvarlig part for at sikre, at alt underentreprisearbejde udføres til tiden.
Planlæg opdater møde og aftaler i god tid forud for hver forfaldsdato skitseret i kontraktens parametre. Sørg for at have ansigt til ansigt eller telefonmøder med ansvarlige personer for at opdatere dig på den samlede udvikling i kontrakten. Brug interimsmøderne som en måde at måle kontraktens samlede fremskridt og til at løse problemer og bekymringer, når de opstår.
Hold meget detaljerede noter om, hvem der blev talt til, hvornår og hvor for alle parter involveret i udførelsen af kontrakten. Check med de nævnte parter regelmæssigt og rutinemæssigt. Send e-mails eller telefon en gang om ugen for at sikre, at tingene fungerer i overensstemmelse med den tidsplan, der er skitseret inden for rammerne af den endelige kontrakt.
Har alle ledere og underleverandører, der er involveret i kontrakten, sendt dig detaljerede opdateringslister på ugentlig basis. Få opdateringerne sendt via e-mail, fax eller traditionel mail for at opretholde et papirspor af alle kontraktmæssige fremskridt. Opbevar al korrespondance på et sikkert og let tilgængeligt sted.
Opretholdelse af en nøjagtig og løbende opdateret liste over anvendte materialer, materialer, forsendelses- og modtagelsesskemaer, kontraktsplaner, arbejdstimer, der er afholdt for afslutning af kontrakten og alle andre data, der påvirker kontraktens budget. Gennemgå, vurdere og evaluere kontraktbudgetet hver fjerde til seks uger for at finde måder at trimme omkostninger og øge produktiviteten på.
Hold yderligere møder for at diskutere kontrakten, når der opstår problemer eller problemer bliver bragt under din opmærksomhed. Vent ikke på bekymringer for at blive store problemer, forsøge at afværge større problemer ved at finde løsninger tidligt i processen.
Tips
-
Opbevar alle kontraktoplysninger i en centralt placeret fil.
Advarsel
Overgå ikke kontraktparametre eller krænk en kontrakt på nogen måde.
