Mangler en projektfrist kan beskadige dit forhold til en kunde og koste dig forretning. Men nogle gange forsinkelser er uundgåelige. Måden du bryder nyhederne på, kan gøre forskellen mellem at styrke dit forhold og ødelægge det. Hvis du nærmer dig problemet på den rigtige måde, kan du styrke din kundes tillid og forsikre ham om, at du vil gøre alt, hvad det kræver for at gennemføre projektet.
Kontroller regelmæssigt
I stedet for at vente, indtil der er et problem at røre base med din klient, sendes ugentlige fremdriftsopdateringer og en opdateret tidslinje. Fordi du ofte har kommunikeret med ham, vil det ikke være så meget af et chok, når du informerer ham om forsinkelsen. Hvis det er klart, at du løber ind i problemer, skal du informere klienten og undskylde straks. Din undskyldning vil få større indflydelse, hvis den leveres tidligt, end hvis din klient modtager den efter fristen allerede er gået glip af.
Genkend ulejligheden
Lad din klient vide, at du forstår det problem, forsinkelsen vil forårsage ham. Dette viser, at du tager situationen alvorligt, og at du er bekymret over, hvordan det vil påvirke ham. Også forsikre klienten om, at du har et håndtag på problemet og ikke vil lade det ske igen. Dette vil gøre ham mere tilbøjelige til at holde fast i din virksomhed end at finde en anden til at afslutte projektet. For eksempel, fortæl ham: "Jeg ved, du regner med at have dette i god tid forud for dit årlige generalforsamling. Vi har identificeret problemet og vil gøre alt, hvad der kræves for at afslutte det før da."
Har en plan
I stedet for blot at sige, at dit arbejde bliver forsinket, skal du give klienten en ny gennemførelsesdato. Dette lader ham justere sin tidslinje og imødekomme ændringen. Han vil have større tillid til dine evner, hvis du har en klar tidslinje, end hvis du bare siger, at du ikke ved, hvornår du bliver færdig. Skitsere også, hvad du vil gøre for at få projektet tilbage på sporet. Lad kunden vide, at du ved, hvad der gik galt, og at du har behandlet problemerne og har en plan om at få projektet tilbage på skema.
Minimere skaden
Når du fortæller klienten om forsinkelsen, giver ham noget at gøre for ulejligheden. For eksempel tilbyde ham en rabat på dette projekt eller på et fremtidigt projekt for at opfordre ham til at give dig en anden chance. Du kan også tilbyde at smide ekstra varer eller tjenester uden omkostninger. Dette viser, at du vil ændre og reparere forholdet, samtidig med at klienten får en konkret fordel for at give dig en anden chance.
