Den måde, hvorpå du informerer en kunde om, at du ikke længere tjener ham, kan gøre eller ødelægge din virksomheds omdømme. Kunder kan nemt udtrykke deres mening om dig og din virksomhed på internettet, så selvom han har været konsekvent uhøflig eller krævende, skal du kommunikere din besked uden at være respektløse. Skrive et brev til kunden er den bedste måde at bryde nyheden på, fordi det giver dig tid til at tænke på, hvad du skal sige, og det sparer kunden fra en pinlig offentlig scene.
Adress brevet til kunden og skriv det fra dagens dato, vil din virksomhed ikke længere kunne tjene ham. Brug simpelt, klart, fast sprog, så kunden forstår, at denne beslutning er endelig og ikke er åben for forhandling, argument eller indlæg.
Angiv årsagen til, at du har foretaget denne beslutning ved at fokusere på positive i stedet for negativerne. Brug en generel grund i stedet for at gå ind i detaljer. For eksempel, hvis du lader kunden gå, fordi han er verbalt fornærmende over for dine medarbejdere, skal du ikke skrive, at han er uhøflig. I stedet siger, at din virksomhed ikke er i stand til at imødekomme hans behov, og at han ville blive bedre betjent af et andet firma. I virkeligheden involverer kundens "behov" sin konsekvent påtrængende holdning, men du lader ham tro, at du har truffet denne beslutning med sine bedste interesser i tankerne.
Som et alternativ skal du bruge en mere specifik forretningsårsag. For eksempel kan du fortælle kunden, at din kundebase vokser så hurtigt, at du ikke længere kan levere kvalitetsservice til alle dine kunder, og som følge heraf skal du lade nogle gå. Hvis du skal give slip på en krævende klient, der tager for meget af din tid, siger du, at du ikke kan servicere sin tid, skal opfylde hans forventninger.
Tilby nogle vejledning eller i det mindste bedste ønsker. Du kan f.eks. Give kunden en henvisning til en anden lokal virksomhed, der giver en lignende service til din. Dette virker særligt godt, hvis du skærer kunder, fordi din lille virksomhed ikke kan holde op med efterspørgslen. Kunderne vil være mere forstående, hvis du synes villig til at hjælpe dem med at finde en erstatning. Hvis du lader en kunde gå på grund af hans dårlige holdning, skal han dog ikke henvise til konkurrenter, da de heller ikke behøver at beskæftige sig med ham. I tilfælde som disse, skal du blot lukke dit brev ved at sige noget som "Jeg ønsker dig det bedste."
