De fleste virksomheder udarbejder en årlig forretningsplan, der indeholder en finansiel prognose, også kaldet et selskabsbudget. Planen eller budgettet er et ledelsesværktøj til at give strategisk retning for virksomheden. Det viser, hvilke skridt der er nødvendige for at gennemføre de strategier, der er valgt - og hvor meget disse trin eller handlinger vil koste - og prognostiserer de indtægter og overskud, der forventes at blive resultatet af deres gennemførelse. Når de faktiske finansielle resultater bliver tilgængelige, normalt i slutningen af hver måned, sammenlignes disse resultater med de budgetterede tal i budgetsammenligningsrapporterne.
Forberedelse
Faktiske økonomiske resultater udarbejdes af en virksomheds regnskabsafdeling. Budgettet kan også udarbejdes ved bogføring, eller der kan være en specialiseret finansiel planlægnings- og analyseafdeling, der har ansvaret for budgetforberedelsen. Budgetterne er designet til at være i samme format som de månedlige regnskaber, så sammenligninger af de faktiske resultater til budgettet er nemmere. Disse systemer er typisk automatiserede, så når budgettallene er indtastet, oprettes sammenligningsrapporterne automatisk, så snart regnskabsoplysningerne bliver tilgængelige.
Værdi
Afvigelser mellem budgettet og faktiske tal viser vigtige oplysninger til virksomhedsledelsen om, hvordan virksomheden udfører. Ideelt set var budgettet omhyggeligt forberedt, så det kunne være så præcist som muligt en forudsigelse af, hvad virksomheden vil kunne opnå i det kommende år. Når budgetsammenligningsrapporterne viser betydelige afvigelser, betyder det enten, at de antagelser, der var brugt til at forberede budgettet, var fejlagtige, eller at erhvervsmiljøet ændrede sig fra det forventede. Sammenligningsrapporterne giver ledelsen mulighed for hurtigt at identificere, hvor problemerne opstår.
Analyse og fortolkning
I store virksomheder med mange afdelinger og flere divisioner kan mængden af regnskabspapirer produceret være enorm, hvilket betyder, at mængden af budgetsammenligningsrapporter også er stor. Regnskabs- eller finanspersonale tager disse data og udarbejder sammenfattende rapporter for ledende medarbejdere til at gennemgå. Disse rapporter, der udarbejdes hver måned, indeholder en fortællende diskussion af resultater og analyse af årsagerne til de væsentligste afvigelser. Rapporten indeholder diagrammer og grafer for at illustrere de vigtigste trends, som øverste ledelse skal gennemgå og diskutere. I tilfælde af at udgifterne er højere end budgettet, skal de analytikere, der har ansvaret for at udarbejde budgetsammenligningsrapporterne, mange gange gå tilbage til regnskabsfortegnelserne for den pågældende periode for at afdække de specifikke årsager til afvigelserne. Ved at analysere omsætningsafvigelser er det afgørende, om enhedssalget var lavere end budgettet, eller den gennemsnitlige pris pr. Enhed var mindre end forventet.
Korrigerende handling
Efter gennemgang af budgetsammenligningsrapporterne skal ledelsen afgøre, om afvigelserne er betydelige nok til at berettige korrigerende tiltag. Et problem er, om afvigelserne var engang usædvanlige begivenheder eller en del af et tilbagevendende mønster. Hvis salget for et produkt falder under budget i et antal måneder, kan der ske en ændring i markedsføringsstrategien for at få salget tilbage på rette spor. Alternativt kan omsætningsunderskuddet skyldes faktorer ud over virksomhedens evne til at kontrollere, såsom en generel økonomisk tilbagegang. Svaret i dette tilfælde kan være at skære ned på budgetterede udgifter for at indsnævre kløften mellem budget og faktiske resultater i de kommende måneder.Top management adresserer højere end budgetterede udgifter ved at mødes med de ledere, hvis afdelinger var ansvarlige for afvigelserne og spørger, hvorfor de fandt sted.
