For at gemme afsendelse af mail, der skal betragtes som reklame, kan en organisation vælge at sende mail som "bulk mail". Bulk mail kaldes teknisk set som "standard mail" af US Postal Service. USPS tilbyder rabat på bulkpost, fordi afsenderen gør noget af det arbejde, der skulle udføres af USPS. Retningslinjerne skal imidlertid følges nøje, eller de betragtes som ikke-bearbejdelige og vil blive returneret.
Bulk Mailing Process
Afsendere, der har til hensigt at have post klassificeret som standardpost, opfordres til at deltage i uddannelse eller omhyggeligt at gennemgå USPS retningslinjer. Returneret mail, der ikke overholder kravene, vil have en tillægsansøgning for hvert stykke, der kan koste højere end første klasse mail. Tilladelsen fra postkontoret kan også annulleres.
Afsendere bør også besøge det lokale bulkmailcenter på forhånd for at bestemme tjenesterne og omkostningerne, inden de udarbejdes. Det er også vigtigt at bestemme de specifikke instruktioner og at få de rette former for centret på forhånd. Få autorisation mindst en uge i forvejen, udfyld de rigtige formularer og forsikre dig om, at kontoen har tilstrækkelige midler.
Standard mail eller bulk mail skal i alt være 50 pund eller bestå af mindst 200 stk. Det skal være af generelt identisk indhold og sendes ud til reklameformål. Disse omfatter nyhedsbreve, formularbreve og flyers. Al anden post, herunder regninger, udsagn, personlig korrespondance og lønningskontrol, skal sendes som første klasse mail.
Forskrifter fastsat af USPS i opsætning og adressering bør følges. De skal alle have en returadresse for vejvisere og byafdelinger. Fold, lukning faner og wafer sæler bør også opstilles i overensstemmelse med reglerne. Hæfteklammer er ikke tilladt, da det vil gøre posten ikke-bearbejdelig. Ikke-adresseudskrivning skal placeres over adresselabelets leveringslinje.
Bestem de nødvendige forsyninger og formularer, der er nødvendige, og hent dem i bulkpostcentret. Beholdere, bånd og klistermærker vil sandsynligvis være nødvendige for at sortere posten.
Når først det er blevet fastslået, at masseforsendelsen har opfyldt forarbejdningskriterierne, skal de sorteres efter postnummer. Posten skal grupperes i henhold til de tre første numre af postnummeret. Når der er 10 eller flere stykker af samme gruppe, bånd dem sammen med alle adresser i samme retning. Bemærk den maksimale tykkelse, der kræves af det lokale bulkmailcenter.
Afsenderen skal være sikker på tilgængeligheden af midler og kende tilladelsenummeret, inden han går til bulkpostcentret for ikke at spilde tid. Der er også blanketter, der skal udfyldes, før behandlingen behandles. Kun originaler accepteres og ikke fotokopier.
