At starte et projekt uden en tankevækkende arbejdsplan er som at starte en road trip uden et kort. Du kan eventuelt komme til, hvor du skal hen, men du vil sandsynligvis bruge energi og ressourcer i øvrigt, snarere end at kortlægge en direkte linje mod din destination. En klar og detaljeret arbejdsplan løser ikke alle de problemer, der kan opstå i løbet af et projekt, men det giver mulighed for at organisere dine tanker, evaluere dine muligheder og forebygge potentielle vanskeligheder.
Charting Direction
En arbejdsplan er en praktisk, begrænset tidsangivelse af en overordnet strategisk plan. Arbejdsplanens rækkevidde er mere begrænset end den store strategiske plan, der definerer din organisations overordnede formål og mission. Arbejdsplanen giver dog perspektiv på de daglige opgaver, idet de sætter dem i sammenhæng i forhold til din organisations konkrete mål under planens specifikke tidsramme. Denne klarhed kan give en overordnet følelse af formål, opmuntrende samarbejde til fælles mål.
Udstationering Benchmarks
Din arbejdsplan er nyttig i hele den periode, den dækker, og giver milepæle til at vurdere fremskridt. En nyttig arbejdsplan definerer en række kortsigtede mål, der giver målbare mål for evaluering af succes. Målbare målsætninger kan omfatte et målrettet antal nye kunder eller klart afgrænsede faser af produktudvikling, der skal udfyldes inden for en bestemt tidsramme. Disse mål giver løbende feedback: For det meste opnår et vellykket projekt sine kortsigtede mål, mens en mislykket indsats kommer op kort.
Identificere hindringer
En relevant og veldokumenteret arbejdsplan udfører den vigtige opgave at fremhæve potentielle vanskeligheder og proaktivt tilbyde løsninger. Processen med at oprette arbejdsplanen giver mulighed for at løse disse vanskelige spørgsmål, og løbende henvisning til planen kan holde disse spørgsmål i forgrunden og tvinge din organisation til at tackle dem snarere end at falde i selvtilfredshed. Hvis din organisation f.eks. Bruger forældet teknologi, kan din arbejdsplan prioritere udskiftning af disse systemer med andre, som vil være nyttige længere ind i fremtiden.
Sikring af ansvarlighed
En effektiv arbejdsplan præciserer de specifikke opgaver og resultater, som hvert holdmedlem må opnå, hvilket baner vej for ansvarlighed og vellykket samarbejde. Ved klart at afgrænse individuelle ansvarsområder og deres forhold til det større projekt i gang kan en arbejdsplan bidrage til at skabe en vellykket balance mellem personlige og kollektive roller, lette kommunikation og fælles problemløsning. Omvendt kan de ansvar, der er skitseret i en arbejdsplan, hjælpe en organisation med at identificere og tage fat på sine svage forbindelser, især de personer, der ikke opfylder arbejdsplanens benchmarks.
