Overdragelsesrapporter er et grundlæggende redskab, der bruges af en udgående medarbejder til at informere en ny udlejning af tidligere arbejde, og hvad der skal ske for at sikre en problemfri medarbejderovergang. Denne type rapport kan bruges på flere forskellige måder. Det kan indeholde oplysninger om en simpel skifteændring eller for en permanent udskiftningsansat. Rapporten skal indeholde alle de væsentlige oplysninger, som den person, der overtager, skal vide for at sikre, at der ikke opstår unødige og uforudsete problemer, efter at du har forladt din stilling.
Forbereder en overdragelsesrapport for medarbejdere
Før du begynder at opbygge din overdragelsesnotat, lav en liste over al information, som den indkommende medarbejder skal vide. Overvej hvad du gør dagligt, såvel som ting du gør ugentligt, månedligt eller årligt. Medtag andre oplysninger end dine grundlæggende ansvar og opgaver, såsom vigtige kontakter, protokol, kommandokæde, adgangskoder, nøgler, vigtige datoer, træningsprogrammer og andre jobspecifikke oplysninger.
Tænk på deadlines og prioriteter
Når du har lyst til din liste er færdig, skal du begynde at bryde listen ned efter prioriteter, frekvens, type information og rækkefølge. Liste aktuelle projekter, datoer eller tidspunkter, de begyndte, hvordan de skulle udvikle sig og deres forventede færdiggørelsesdato eller tid. Den indkommende medarbejder skal vide, hvilke opgaver de skal prioritere efter overdragelsen.
Begynd med centrale mål
Start med at skrive et resumé af målene for stillingen - din og virksomhedens - så din udskiftning ved, hvor de skal begynde. Det følgende afhænger af formålet med rapporten. For en overgangshåndteringsrapport, for eksempel, begynder du med, hvad der blev startet på dit skifte og skal udfyldes af det næste. Bemærk også gennemførte opgaver, så det indkommende skifte ikke duplikerer, hvad du gjorde. For en ny, fastansat medarbejder, skriv en liste over både de kort- og langsigtede projekter, som du arbejder i øjeblikket på, samt bemærkelsesværdige projekter, du har gennemført tidligere. Medtag alle datoer og frister, som den nye person skal vide.
Tilføj tips og ressourcer
Det er også nyttigt at inkludere tip til at fuldføre de opgaver, der er til rådighed. Du kan f.eks. Udarbejde en detaljeret oversigt over placeringen af jobspecifikke dokumenter og genstande til udskiftning, ud over at skitsere kontaktoplysninger for personer, der er relevante for det aktuelle job. Om muligt omfatter man måder at forbedre produktiviteten og jobpræstationen på. Dette vil give din udskiftning værktøjerne til at fortsætte, hvad du startede uden afbrydelse i procesens strømning og øger sandsynligheden for et vellykket resultat.
Brug en skabelon
For at forenkle processen med at udarbejde en overdragelsesrapport for medarbejderen, skal du oprette din rapport ved hjælp af et kontor computerprogram. Brug en eksisterende overførselsrapport skabelon eller lav din egen baseret på emner, der er specifikke for jobbet - skrivning "overdragelsesrapport skabelon" til en søgemaskine skal returnere mange eksempler. Og glem ikke at korrekturlæse overdragelsesrapporten før du forlader din stilling for at sikre, at alle relevante oplysninger er tilgængelige for den nye medarbejder.
