Uanset om du er en ny almennyttig organisation, der søger at ændre verden eller en lille gruppe, der forsøger at rejse penge til skolebanduniformer, kan det være vanskeligt at acceptere og behandle kontantdonationer. Velmenende fondskøberne behøver ikke gøre meget for at komme ind i seriøst varmt vand med IRS, så brug tips i denne vejledning for at spare tid og kræfter ved at etablere strenge økonomiske metoder. Find ud af hvordan du behandler kontantdonationer, åbner en kontokonto og bruger internettet til at håndtere kontante gaver, så din gruppe kan handle om at hjælpe andre i stedet for gentagne gange at forklare, hvordan gruppens bestræbelser er underlagt.
Åbn en bankkonto i navnet på din organisation eller årsag. Dette kræver typisk dokumentation, så tag med din charter, vedtægter, vedtægter og andre former for papirarbejde, som kan bruges som bevis på din organisations mission og principper.
Mandat to underskrivere for alle kontanttransaktioner med din bankkonto. Denne "dobbelte signatur kræves" koster ikke mere at gennemføre, men det går langt for at berolige donorer og medlemmer, at din organisation er på gang.
Udkast til en standard "kontant donationsformular" og kræve, at hver gavegiver skal udfylde en ud, hver gang der ydes et bidrag. Denne formular skal indeholde donorens navn, adresse og andre kontaktoplysninger, et sted for kontante beløb, dato, og det skal også stave ud vilkår, hvorunder donationen --- helt eller delvist --- er tilladt som en skat afskrivning. Tilføj en linje til underskrift af den person, der accepterer donationen.
Kvalificer hver pengegave for at sikre, at den passer til din organisations mission. Sørg for, at der ikke er vedhæftet "strings", og at der ikke er nogen interessekonflikt eller quid pro quo underforstået inden for bidraget, før din gruppe accepterer det.
Enig med en standardmetode til behandling af bidragskasse donationer. Brug det, der kaldes et dobbelthåndet tælle system, der kræver mindst to medlemmer af gruppen at være vidne til hver donation box transaktion. Fysisk kontrol af disse kasser skal overvåges nøje. Hold en detaljeret oversigt over tidspunkter, datoer og personer, der tæller, overfører, deponerer eller på anden måde flytter donationsboksfonde.
Indstil rapporteringsgrænser for kontantdonationer for at skabe juridiske checks og saldi. Nogle grupper kræver konsensus, inden et bestemt beløb kan accepteres (fx $ 1.000) for at sikre visse særlige interesser overvåges på koncernens vegne.
Overvej at bruge en tredjepartstjeneste som Pay Pal til at behandle kontantgaver. Der kræves ingen hjemmeside (selvom mange klubber finder det nemt at linke til Pay Pal via en hjemmeside-link), og tilhængere kan foretage sikre donationer fra deres banker eller kreditkort. Papirsporet er omfattende og let at bruge. Pay Pal kan også oprette automatiske månedlige abonnementer for hyppige givers.
Opsæt Excel (eller et andet database software program) regneark for at spore alle kontante kvitteringer. Break out cash box donationer, checks, kreditkort transaktioner, Pay Pal provenu og ekstra indtægter kvitteringer for at holde tabs på hvor koncernens kontanter kommer fra til fremtidige marketingindsats.
Arbejd med en bankmand eller revisor, hvis dit medlemskab ikke indeholder et holdmedlem, der er fortrolig med økonomi. Send altid et takbrev til gavegivere straks efter at deres pengetilskud er modtaget. Denne ekstra touch, når den sendes rettidigt, minder donoren om deres bidrag, taler mængder om gruppens taknemmelighed og sætter scenen for fremtidige kampagneappeller.
