Kirker er non-profit organisationer. Personalet er som sådan afhængig af donationer til at finansiere kirkens aktiviteter, herunder betaling af lønninger, forsyningsselskaber og andre regninger. Mange af disse donationer kommer fra kirkens medlemmer. Nogle religioner tror på tiende, hvor du giver en procentdel af din månedlige indkomst til kirken. Undertiden kommer donationer ind fra eksterne kilder, som f.eks. En lokal virksomhed, der ønsker at støtte en af kirkens opsøgende ministerier. Hvor som helst, en procedure skal være på plads for at modtage disse donationer.
Udpege et udvalg eller en person til at være ansvarlig for at spore donationerne. Ofte er dette kirkens forretningschef. Derefter opretter du en donationspolitik, der siger, at kirken vil bestemme, hvordan man bruger midlerne som bestemt af det område, der har størst behov.
Skab en form for donorer til at udfylde, når de laver deres donationer. Det skal indeholde donorens navn og adresse samt donationsbeløbet. Det skal også have en linje for en kirkens repræsentants underskrift. Når det er muligt, udfyld dette formular, mens donoren donerer, og giv det til dem, når de forlader. Ellers send det til dem hurtigst muligt efter donationen er lavet.
Brug et regnearksprogram, som f.eks. Excel, til at spore donationerne. Donationer til almennyttige organisationer er fradragsberettigede, så du bliver nødt til at spore, hvor mange penge hver person eller organisation donerer til skattemæssige formål. Derudover vil dette hjælpe dig med at se, hvor pengene kommer fra - hvilken virksomhed eller folk er de hyppigste donorer - og i hvilken form er det checks, online donationer eller kontanter.
Opret en metode til håndtering af kontanter, efter at opsamlingspladerne er videregivet, eller når låsekasser, som ofte er oprettet til løbende donationer, tømmes. Mindst to personer skal tælle og optage pengene sammen. Dette bør ske regelmæssigt; normalt ugentligt.
Send tak breve efter hver donation, hvis du ved hvem donerede pengene. Eller hvis donationerne er for hyppige til at være praktiske, skal du sende kvartalsvis taknemmelige breve til dem, der donerer løbende.
Brug et regnearksprogram til at forberede og sende bidragsbrev i januar til hver donor. Bogstaverne skal indeholde en specificeret liste over donationer.
Elementer du skal bruge
-
Donation form
-
Regnearksprogram
-
Takkort
Tips
-
Overvej at oprette en måde for donorer at donere penge online. Mange mennesker er godt tilfredse med det, og det skaber et automatisk papirspor, der er let at spore. Af og til kan enkeltpersoner donere ikke-monetære varer til kirken, såsom møbler. I disse tilfælde er det bedst ikke at forsøge at lægge en værdi på donationen - lad donoren gøre det - men stadig tilbyde dem en underskrevet kvittering. For at undgå at blive et lagerhus af andres castoffs, udvikle en politik for ikke-monetære donationer. For eksempel kan du kun acceptere dem i løbet af ugerne før et kirkegårdsalg, eller når du samler til en særlig lejlighed, som f.eks. En kappe.
