En situationsrapport er præcis, hvad navnet antyder: en rapport om en situation, der indeholder verificerede, faktuelle oplysninger, der giver et klart billede af "hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan" af en hændelse eller situation. Mange organisationer bruger situationsrapporter til at give overordnede input og information, de har brug for til at træffe korrekte og passende beslutninger. Nødforvaltningsorganisationer, offentlige myndigheder, væbnede tjenester, virksomheder, retshåndhævende myndigheder, humanitære ikke-statslige organisationer og diplomater er alle afhængige af situationsrapporter.
Overhold situationen så klart som muligt. Hvis begivenheden var en naturkatastrofe, se katastrofeområdet og bemærk virkningen på jorden, infrastrukturen og befolkningen. En situationsrapport skal give alle relevante fakta til folk, der vil basere deres beslutninger på disse forhold. Overhold nøje. Formodning og mening hører ikke til i en situationsrapport.
Tal med alle involverede personer fra hvem du har brug for information. Hver organisation, der kræver eller producerer situationsrapporter, vil sandsynligvis liste personale, der skal kontaktes og debriefes. Tag gode noter under hver samtale, da du vil inkludere disse data i rapporten.
Indsamle og samle data. Målet er at give det mest omfattende billede muligt af en begivenhed og resultaterne af den begivenhed. Bemærk detaljer om alle aspekter af situationen: Hvad er der sket, hvem, detaljer om tid, dato og placering, påvirkning af infrastrukturen og hvordan lokalbefolkningen reagerer. Mange organisationer har et standardformat til en situationsrapport, der kræver visse typer oplysninger. Hvis et sådant format eksisterer, skal du bruge det. Det vil gøre dataindsamlingen hurtigere og mere præcis.
Skriv rapporten i logisk rækkefølge. Medtag alle relevante oplysninger. Brug klart og præcist ordforråd til at beskrive begivenheder, undgå adjektiver og adverb. Regelmæssige statusrapporter vil sandsynligvis følge den oprindelige situationsrapport, så du behøver kun at beskrive hvad der sker i øjeblikket, ikke hvad der kan ske i den nærmeste fremtid.
Medtag en nøglehøjde eller et resuméafsnit i begyndelsen af rapporten, men først efter at alle data er samlet og sat i logisk rækkefølge. Brug fakta og tal, undgå at antage. Sammendrag eller højdepunkter sektionen skal formidle de vigtigste oplysninger for travle overordnede at læse først.
Tips
-
Husk læsernes læsere og hvad de skal vide om situationen.
