Det primære formål med en kvittering er at give oplysninger til kunder eller donorer, dokumentere køb og bistå med intern regnskabsføring. Både for profit og nonprofit organisationer har grunde til at give kvitteringer til lånere.
kunde information
Kvitteringer tjener som et effektivt kommunikationsværktøj hos kunderne. For det første bemærker de detaljerne i en kundes køb, herunder specificerede produkter og tjenester, enhedspriser, subtotaler, skatter og totaler. Kvitteringen angiver også købsdatoen, hvilket er særligt vigtigt for erhvervskunder, der bruger kvitteringer til registrering af transaktioner. Kvitteringer kommunikerer også virksomhedspolitikker og tilbyder rabatter til opfølgende undersøgelser.
Intern regnskabsføring
Virksomheder opbevarer kopier af kvitteringer for intern regnskabsføring. Kvitteringer giver mulighed for nøjagtig sporing af salg og omsætning. Når et spørgsmål opstår om detaljerne i bestemte transaktioner, kan selskabets bogholderi eller regnskabsafdeling referere kvitteringer. Også når en virksomhed står over for en revision af Internal Revenue Service på sine afkast, tjener indtægter som værdifuld dokumentation for salgstransaktioner. En kvittering noterer også eventuelle rabatter på salg eller kvoter, der anvendes til regnskabsmæssig og finansiel rapportering.
Returneringer og udvekslinger
Virksomheder, der tilbyder afkast og udvekslingspolitikker, kræver ofte en kvittering som led i processen. Når en kunde får den forkerte størrelse i et outfit eller en del, der ikke passer, præsenterer han typisk kvitteringen til forhandleren for at returnere varen. Uden en kvittering kan han kun udveksle varen til en lignende pris. Kvitteringen giver også vigtige oplysninger om returpolitikken, f.eks. Hvor mange dage fra købsdatoen skal en kunde returnere varer.
Nonprofit Donationer
Formålet med kvitteringer til nonprofits er meget tydeligt. Personer eller virksomheder, der ønsker at kræve kontant eller gavebidrag til en IRS-anerkendt 501 (c) (3) nonprofit organisation, har normalt brug for en kvittering, ifølge IRS hjemmeside. For eksempel skal personer, der donerer varer til Goodwill eller Frelsesarmeen, have en kvittering for at fradrage værdien af deres bidrag. Ikke alene hjælper kvitteringerne med at indskrive velgørende bidrag, når de indgiver skat, de giver også dokumentation for bidragene under en revision.
