Dokumentation er vigtig for enhver systemimplementering, og et regnskabssystem er ingen undtagelse. Dokumentation udføres normalt på papir eller online med forklaringer som hvorfor en bestemt beslutning blev truffet over andre. Dokumentation er normalt standard inden for et firma og gøres på samme måde hver gang et nyt system implementeres, hvilket gør det nemt at læse og undersøge ethvert problem.
Fejlfinding
Betydningen af et regnskabssystemets dokumentation er tydeligt synligt, når noget går galt, og folk skal finde ud af, hvordan man løser det. For eksempel: Et kontosystem skal tilføre en underlig skat til visse leverandører. Den nemmeste måde at finde ud af årsagen til dette problem er at gennemgå dokumentationen for at se, hvordan systemet blev oprettet og hvorfor. Dette er afgørende, når et system først bliver brugt, og folk finder uventede problemer. Måske beder en rapport om oplysninger, der ikke findes. At kigge på dokumentationen vil hjælpe med at løse problemet ved at vise, hvor disse oplysninger er oprettet inden for systemet.
Beslutninger
Dokumentation af et regnskabssystem bør fremlægge beslutninger, når et system gennemføres. Mange systemer giver mulighed for masser af fleksibilitet og, sammen med fleksibiliteten, træffer beslutninger. For eksempel vil dokumentation vise, hvem der har besluttet, hvor mange cifre en konto skal have, og årsagerne til, at beslutningen blev truffet. Dette er meget vigtigt, når en virksomhed gennemgår store ændringer, og den nye ledelse ønsker at forstå beslutninger truffet af mennesker, der ikke længere er der. Måske var disse beslutninger kloge; måske ikke. Men i det mindste er der noget dokumentation af beslutninger truffet til virksomheden.
Ændringer
Når et system skal opdateres med en ny version eller et nyt modul, kan det med en korrekt dokumentation være med til at gøre denne proces hurtigere. Dette er afgørende, hvis et regnskabsprogram er designet specifikt til et firma. Eventuelle tekniske detaljer er meget vigtige, når man overvejer kompatibilitet med anden software og eventuelle ændringer i programmet. For eksempel kan du have brug for et fast aktivmodul, og du vil have, at modulet skal overføre oplysninger til generaldirektøren. Dokumentationen skal give dig vejledninger om, hvorvidt du kan gøre det, og i så fald hvad skal gøres. Normalt bruger informationsteknologier (IT) folk dokumentation til teknisk information.
Format
God dokumentation for regnskabssystemer er som regel en kombination af flowdiagrammer og tekst. Mange gange viser et datediagram hvordan et system blev udviklet og implementeret bedre end tekst. Disse kan være lidt komplicerede at forstå, så sørg for, at din dokumentation har en legende, så du kan følge begreberne.
Andre formater til dokumentation er i form af spørgeskemaer, hvor specifikke spørgsmål bliver stillet og svar er dokumenteret. Baseret på svar løses rapporter og andre regnskabssystemproblemer. Mange gange dokumentation har både rutediagrammer og spørgeskemaer.
Overvejelser
Mange firmaer dokumenterer, hvordan og hvorfor et bestemt regnskabssystem blev valgt i stedet for andre. Det kan give brugerne en rigtig god ide om, hvad tankegangen var da, selvom ingen beslutningstagere er ude for spørgsmål. Da en systemimplementering kan være dyr, er der ofte minutter for møder til at dokumentere beslutningsprocessen. Måske tilbydes gratis uddannelse af en sælger, der var mere attraktiv end en anden. Så selv før en systemimplementering er i gang, skal dokumentation også være tilgængelig.
