Regnskabsinformationssystemer (AIS) har revolutioneret den måde, virksomheden udføres på globalt plan. Når finansielle oplysninger er indgået i AIS, kan finansielle rapporter og udsagn genereres på flere forretningsniveauer for at sikre rentabilitet.
For at AIS-softwaren skal kunne fremlægge nøjagtige regnskabsrapporter og erklæringer, skal regnskabsoplysningerne registreres korrekt og effektivt i AIS.
Fakta
Regnskabsinformationssystemer (AIS) er kun så gode som de oplysninger, der indgår i systemet. Mens computeriseret AIS-software i høj grad har reduceret de nødvendige timetimer til registrering og tabulering af regnskabsoplysninger, skal softwaren stadig undersøges og vedligeholdes dagligt for registrering af finansielle transaktioner.
Alle finansielle transaktioner har tre hovedkrav for at sikre korrekt regnskabsmæssig behandling af forretningsdrift: aktualitet, nøjagtighed og validitet. Hvis finansielle transaktioner ikke overholder disse retningslinjer, vil oplysninger, der er indgået i AIS-softwaren, føre til ukorrekt udarbejdede regnskaber og AIS-fejl.
Rettidighed
Alle finansielle transaktioner skal være rettidige; indtægter og dermed forbundne udgifter opstår i samme periode, fakturaer registreres i den måned, de modtages, og månedlige udløbsopgørelser foretages før afslutningen af regnskabsperioden i AIS.
Tilladelse af finansiel information til AIS i forskellige regnskabsperioder eller kalendermåneder vil fordreje de finansielle rapporter, der udarbejdes af AIS. Det vil også oprette årsregnskaber, der ikke korrekt afspejler de indtægter og omkostninger, der opstod i regnskabsperioden.
Nøjagtighed
Når finansielle transaktioner er modtaget rettidigt, skal de inspiceres for nøjagtighed. Jobomkostningsrapporter, kontantudbetalinger og kontante kvitteringer skal alle revideres for at sikre, at beløbene på papirarbejdet er korrekte. Gennemgang af finansielle transaktioner kan føre til en gennemgang af andre regnskabsfunktioner, hvis der foretages konsekvente fejl.
Hvis der oplyses unøjagtige oplysninger i AIS, skal der foretages kontokonflikter for at finde fejl i de finansielle transaktioner.
Gyldighed
Måling af finansielle transaktioner for validitet er et vigtigt skridt ved registrering af oplysninger i AIS. Gyldighedsprincipper er opfyldt, når en transaktion er fast besluttet på at være præcis, pålidelig og relevant for erhvervslivet. Revisioner fra udenlandske regnskabsfirmaer fokuserer normalt på gyldigheden af finansielle oplysninger indgået i AIS; Registrering af ugyldige oplysninger er en kritisk fejl og vil blive opført som en regnskabsmæssig mangel på revisionsrapporter.
Regnskab Workflow
Finansielle oplysninger skal følge de rette skridt for at opfylde kravene til aktualitet, nøjagtighed og validitet. Hvert regnskabskontor skal have en arbejdsgang for at sikre, at alle finansielle transaktioner kan indgå i AIS, og finansielle rapporter løber, inden regnskabsperioden slutter. Effektive arbejdsgange vil også få hvert dokument kun håndteret én gang under hver proces, hvilket eliminerer øget arbejde ved overhåndtering af finansielle transaktioner.
Viligt Bedrageri
Selvom finansielle transaktioner kan opfylde regnskabsmæssige krav om aktualitet, nøjagtighed og validitet, involverer nogle virksomheder forsætligt svindel for at fremme deres virksomheds økonomiske sundhed. AIS-software blev betegnet som en computeriseret rekord, der er svær at manipulere, men det kan stadig gøres. Brug af særlige konti, der skjuler transaktioner, oprettelse af separate enheder til at skjule gæld og anvendelse af tidligere revisorer til at designe en virksomheds AIS, er alle måder at skabe svigagtig information med en AIS.
