Kort. Hvis du tænker på det, kunne sprogkundskaber ikke have valgt et bedre udtryk for at beskrive forretningsdokumenter, der opsummerer "brug for" information til ledere, der ikke har tid eller tilbøjelighed til at vade gennem massive afhandlinger. Hvis du bliver bedt om at udarbejde en briefingsrapport, skal du holde ordene "succinct" og "pithy" i tankerne, da du ekstrapolerer nøgledata, som dine chefer forventer at finde. Tag en to-trins tilgang: Tænk som en forfatter, når du trækker data fra rapporter, og bliver derefter en redaktør, hvis mål er at veje hvert ord for påvirkning, mens du efterlader kritiske data intakt.
Forstå formålet med en briefing rapport: Ledere søger "et produkt af en analyse, ikke selve analysen", så husk det, når du udarbejder din executive brief fra informationer, der findes i oprindelsesrapporten.
Start kortet ved at angive problemet / situationen, forklare dets relevans og gentag derefter - i præcist og præcist sprog - de beviser og konklusioner, der er indeholdt i hovedrapporten. Vedtage journalistens omvendte pyramide for at strukturere din kortlægning. Ekstrapolere og derefter forpligte dig til at skrive de vigtigste data i begyndelsen. Tilføj mindre vigtige oplysninger i faldende rækkefølge for at oprette kortets krop.
Brug lige engelsk, uden sensationisme, superlativer og fluff til at forfine din kort. Inkluder tidsplaner, varierende perspektiver, da de støtter eller afviser din afhandling og sofaer alt i din målgruppes nomenklatur. Bestræb dig på at gøre den korte selvstændige, en synopsis, der ikke kræver vedhæftede filer eller fremmed dokumentation for at forklare vigtige punkter angivet i den oprindelige rapport.
Ansætte overskrifter, underhoveder og kuglepunkter for at hjælpe ledere til at bevæge sig ubesværet gennem briefingsrapporten. Gennemgå lange afsnit og hugge dem op for at stramme rapportens tempo. Giv specifikke målinger eller tal, så intet er tilbage til fantasien. Bekræft hvert punkt for nøjagtighed. Især hvis der er uoverensstemmelser i data, skal du forklare hvorfor de er sket.
Indsend din orienteringsrapport til testen om objektivitet for at sikre, at du har udeladt bias, så du ikke risikerer at have de undersøgte data og din evne til at formulere denne type rapport, der stilles spørgsmålstegn ved.Err på forsigtighedssiden, hvis hovedrapporten, hvorfra du tegner data, ikke har direkte konklusioner, der blev nået. Snarere, så er der ingen misforståelse om dig, forfatteren, der har udeladt kritisk information.
Tips
-
Sørg for at differentiere din briefing rapport fra et resumé, et længere dokument, der kan løbe op til 10 sider og indeholder et opkald til handling, der ikke hører hjemme i en executive kort.
