Hvert projekt involverer mange detaljer, da det kommer væk fra jorden. Du behøver ikke dele oplysningerne med nogen eller bekymre dig om at artikulere dem, hvis du selv finansierer dit projekt eller udvikler det enkeltstående. Men hvis dit projekt kræver en aftale eller hjælp fra andre, skal du overbevise dem om at komme om bord med dig. En udøvende rapport er et bredt, omfattende dokument, der forklarer alle møtrikker og bolte detaljer om det projekt, du forsøger at opnå. Det fortæller din målgruppe, hvorfor de skal involvere sig.
Det grundlæggende
Ideelt set, når læseren har fordøjet din rapport, vil han ikke have nogen spørgsmål, fordi du har adresseret alt, hvad han måske vil vide. En effektiv udøvende rapport efterlader intet ud, men du skal strukturere disse oplysninger for at lette læsbarheden. Start din rapport ved at anerkende enhver, der har bidraget til det, som om andre hjalp dig med at gøre forskning. Skriv en introduktion, ideelt ikke mere end en side eller to, identificere dit projekt, angive dit mål, anerkende potentielle problemer og forklare, hvordan du har til hensigt at håndtere dem, hvis de opdrætter. Du behøver ikke at gå ind i en masse detaljer - andre dele af din rapport vil gøre det. Brug din introduktion til at gøre din læser interesseret nok til at fortsætte med at læse hele rapporten. Lad din egen entusiasme vise.
Detaljerne
Følgende afsnit i din rapport afhænger noget af arten af dit projekt. Hvis du vil løse et bestemt problem, skal du afsætte et afsnit efter din introduktion til at identificere det. Derefter, i et separat afsnit, forklar hvordan du har til hensigt at løse problemet og hvad indsatsen vil medføre. Hvis du gjorde forskning for at understøtte, hvorfor din løsning vil fungere, skal du inkludere dette i et afsnit dedikeret til dine resultater og forklare, hvordan dine data blev indsamlet. Hvis du beder om finansiering, skal du inkludere en finansieringsoversigt i et andet afsnit, der viser dit personlige eller virksomhedens aktiver og passiver. Forklar, hvor mange penge du har brug for, når du har brug for det, og hvad det vil blive brugt på. Pak om med et afsnit, der afslutter dit argument. Fortæl læseren, hvorfor han skal involvere sig og hjælpe dig.
Abstrakt eller Executive Summary
Executive rapporter indeholder typisk et abstrakt eller resumé, et separat dokument, der præfaces resten af din rapport. Abstracts angiver typisk akademiske problemer, hvor der afsættes en enkelt sætning eller et punktpunkt til hver af dine rapporters sektioner, og de løber sjældent længere end en enkelt side. Et resumé er rettet mod erhvervslivet. Det kan køre mere end en side, men ikke for meget mere eller dens længde vil besejre dets formål - du vil have dit publikum for at få en præcis følelse for dit projekt uden at skulle læse hele rapporten. Både abstracts og resuméer ligner din introduktion, fordi de fremhæver de samme oplysninger, som du inkluderede i det pågældende afsnit i din rapport, men de er mere dybtgående. Undgå at skære og indsætte segmenter fra din rapport for at oprette et resumé. Du vil ikke bare gentage dig selv, men forklare dit projekt - uden alle detaljer i din rapport - på en spændende måde for at fange dit publikum.
The Finishing Touches
Du kan få den bedste idé i verden, men det kan ramme en mursten, hvis du ikke forklarer det godt. Hvis du er ekspert på dit område, skal du undgå at tale om din læsers hoved ved hjælp af jargon eller tekniske termer, som han ikke forstår. Men ikke gå for langt i den anden retning, enten som at skrive som om du diskuterer dit projekt over kaffe eller cocktails - du vil gerne være rimeligt formel. Bevis det, når du er færdig, og prøv det igen. Du vil måske også have en anden læser det over for at sikre, at din position er forståelig. Friske øjne er ofte bedre til at fange typografier også.
