En nøjagtig arbejdsopgave er nøglen til at etablere et vellykket forhold mellem din virksomhed og en vedligeholdelsesfirma. Indstilling af klare serviceforventninger, før budgivning begynder, kan hjælpe dig med at undgå misforståelser, der er den mest almindelige årsag til vedligeholdelses outsourcingfejl, ifølge FacilitiesNet-webstedet. Når du har et vindende bud, forhandle vilkår og skrive en klar, veldefineret vedligeholdelseskontrakt.
Vedligeholdelseskrav
Udskift de traditionelle input-baserede serviceniveauaftaler, der ses i de fleste servicekontrakter med udgangspunktsbaserede vedligeholdelseskrav. Til forskel fra serviceniveauaftaler, som typisk indeholder både opgaveløsninger og obligatoriske materialelister, definerer vedligeholdelseskrav både resultat og nøgleindikatorer, men tillader entreprenøren at bestemme, hvilke trin og materialer der er nødvendige for at nå målet. Outcome-baserede krav er især vigtige, hvis du er outsourcingfaciliteter eller vedligeholdelsestjenester, fordi du mangler intern viden eller færdigheder.
Kontraktparametre
Definer parametre, der giver mulighed for effektiv kontraktadministration. For eksempel indbefatte en klausul, der definerer et arbejdsordensystem, der sikrer, at vedligeholdelsespersonale ikke accepterer vedligeholdelsesanmodninger direkte fra medarbejdere og også giver mulighed for at overvåge entreprenørens ydeevne og akutte eller nødvedligeholdelsesanmodninger. Inkluder en klausul, der angiver, hvem der er ansvarlig for at levere - og betale for - de værktøjer og forsyninger, der er nødvendige for at udføre vedligeholdelsesarbejde.
Prioritere nødsituationer og responstider
Adresser vedligeholdelse af nødsituationer ved at inkludere et krav om eftersalg efter indkaldelse og ved at prioritere efterspørgslen efter reaktionstider efter hastighedsgrad. Afhængigt af vedligeholdelseskravene kan du muligvis indstille en forventet ugedag for hverdag eller en, der kræver, at entreprenøren er tilgængelig 24 timer i døgnet, syv dage om ugen 365 dage om året. Prioritere efterkaldsproblemer opkald som rutine, akut eller nødsituation, og indstil responstid for hurtigopkald og nødopkald. F.eks. Kategoriserer funktionsfunktionskonditionering som uopsættelig og kræver, at vedligeholdelsespersonale skal være på stedet og arbejder på reparationen inden for to timer.
Beskriv en betalingsmodel
Beslut dig om en betalingsstruktur, der virker for dig og entreprenøren. En kombination af faste gebyrer og variable betalinger fungerer godt for de fleste vedligeholdelseskontrakter. Brug en fast betalingsmodel til rutinemæssig vedligeholdelse og en variabel betalingsmodel til både akut og efterfølgende nødopkald. For eksempel øge et fast gebyr betaling med 10 procent til akut efterfølgende opkald og 20 procent til nødopkald. Inkluder en refusionsmodel, hvis du planlægger at refundere entreprenøren for hele eller en procentdel af de værktøjer og forsyninger, han leverer.
